Hoe we verder werken
De directeur is verantwoordelijk voor de beleidsvorming,
planning en aansturing van de organisatie en voor de uitvoering
van de werkzaamheden. Het bestuur houdt hier toezicht op.
Daarom moet er inzicht zijn in en samenhang tussen deze
activiteiten. Er is een structuur van cyclische planning en
rapportage, die bestaat uit plannen maken, geld zoeken,
uitvoeren, rapporteren, uitgaven controleren en natuurlijk
evalueren.
Plannen maken, geld zoeken en uitvoeren
Jaarplannen en projecten ontwikkelen we op basis van een
beleidsstuk dat visie en strategie beschrijft. Dat is niet zo heel
ingewikkeld, want onze missie is helder. Elk jaar houden we een
netwerkdag: daar nodigen we alle betrokkenen uit het land voor
uit. Ook de mensen van het kantoor en het bestuur zijn
aanwezig. Op die dag bepalen we onze plannen: de strategie en
de vragen van de kinderen en jongeren vormen er de basis van.
De directeur verwerkt de plannen tot een samenhangend
conceptplan en dat plan wordt door het bestuur vastgelegd.
Overigens hebben we in 2008 op deze manier ook een
meerjarenbeleidsplan opgesteld.
Als het plan voor het volgende jaar door het bestuur is
vastgelegd, gaan we geld zoeken. Ondertussen maken de
regioteams per azc een plan en daar zoeken ze mensen en
organisaties bij. In januari gaan we op zoveel mogelijk plekken
aan het werk.
Rapporteren en evalueren
Ieder kwartaal krijgt de regiomanager van de
centrumcoördinator een uitgebreide inhoudelijke rapportage van
het betreffende azc. Zo’n kwartaalrapportage geeft inzicht in het
aantal kinderen dat is bereikt, het aantal projecten, de status van
de regionale fondsenwerving en personele ontwikkelingen.
Kortom, het geeft inzicht in de resultaten ten opzichte van de
planning.
De regiomanager kijkt naar de behaalde resultaten en vergelijkt
die met het initiële plan. Waar nodig wordt er overlegd en
aangepast. Ieder azc en elke regio krijgt een overzicht van
budget en dekkingsplan en per kwartaal een overzicht van de
uitgaven.
De regiomanager bundelt de financiële en inhoudelijke resultaten
tot een managementkwartaalrapportage, die wordt besproken
met en beoordeeld door de directeur. Vervolgens wordt er
gerapporteerd aan het bestuur.
18
Aan het einde van het jaar vindt er per regioteam een
evaluatiegesprek plaats met de regiomanager. In dit gesprek
evalueren we het voorgaande jaar en bespreken we de ambities
en doelen voor het volgende jaar. Na afloop van het jaar
verantwoorden we alle resultaten en de besteding van de
middelen publiekelijk in ons jaarverslag en de jaarrekening.
Zo houden we in alle lagen van de organisatie toezicht op de
optimale besteding van middelen, want op deze manier
realiseren we onze doelstelling effectief en doelmatig.
Inkomsten
De kredietcrisis – ook de Vrolijkheid ontkwam er niet aan.
Twee jaar geleden hebben we de kredietcrisis als risico voor
onze inkomstenbronnen gesignaleerd en besproken. Naar
aanleiding hiervan is er een analyse van inkomsten gemaakt en
ook gekeken naar het vooruitzicht voor 2010 en de jaren daarna.
We hebben een aantal partnerorganisaties gevonden die
structureel mee investeren in de kinderen. En via lokale
steungroepen rond de azc’s zetten we ons in om met zo min
mogelijk kosten zo veel mogelijk mensen te betrekken bij ons
Het managen van de risico’s
Om zicht te houden op de belangrijkste
risico’s die de organisatie loopt,
inventariseren en bespreken we die van tijd
tot tijd in het kantoorteam, in het hele
netwerk en in het bestuur. Het ging in 2010
onder andere om de veiligheid van de
kindere