Flexbureau Zorgboog werkt
‘lean en mean’ met FlexPlan®
Om beter te kunnen inspelen op de
fluctuerende zorgvraag en de invoering van de ZZP indicaties, besloot
de Brabantse organisatie Zorgboog
in september vorig jaar hun
decentrale pools van flexwerkers te
centraliseren. Dat paste in het
beleid om verantwoord om te gaan
met de inzet van medewerkers,
met een optimaal gebruik van een
flexibele schil. Op 1 januari 2012
was het flexbureau de Flexboog
ingericht en geautomatiseerd met
FlexPlan van Ayton.
Anne Smulders was verantwoordelijk
voor het opstarten en de coördinatie
van Flexboog: “We wilden het bureau
vanaf het begin goed en efficiënt
organiseren. We hebben de flexibiliseringsschil opgeschoond en inmiddels
aangevuld tot zo’n 180 flexwerkers.
Zo’n groep kun je natuurlijk niet
handmatig plannen en beheren.
We zochten een systeem dat het hele
flexplannings- en matchingsproces tot
en met facturering kon regelen en
borgen. Dat was FlexPlan van Ayton.
FlexPlan biedt ons vele voordelen.
Het is gebruikersvriendelijk en bespaart ons enorm veel planningstijd
op het bureau. De afdelingen hebben
nu meer zorgtijd over, en de cliënt
weet zich snel verzekerd van de juist
gekwalificeerde medewerker, bij uitval
van de vaste medewerkers. Bij Flexboog kunnen we ons vooral richten op
de werving, de persoonlijke contacten
en begeleiding van de flexwerkers.”
Lean en mean werken
met FlexPlan
Het grootste voordeel van het werken
met FlexPlan zit volgens Anne Smulders
in het feit dat het systeem het volledige
planningsproces kan organiseren. “Het
eerste wat ik dan ook heb gedaan, was
de urenbriefjes helemaal afschaffen.
Verantwoord roosteren
volgens Anne Smulders,
coördinator Flexbureau
Zorgboog
“FlexPlan organiseert
het volledige flexplanningsproces. Van online aanvraag
tot en met de afrekening.
Echt ‘lean en mean’.”
De afdelingen hoeven de gewerkte
uren bij ons ook niet meer te accorderen. De afdeling doet online een
aanvraag, en daarmee wordt het hele
proces in gang gezet. Nog belangrijker, het hele proces wordt door het
systeem ook afgerond. De aanvraag
komt binnen in FlexPlan, de match
vindt plaats, de medewerker wordt
benaderd en als hij akkoord gaat, is
de dienst ingevuld. Na gedane arbeid
wordt er afgerekend. De afdeling en
wij kunnen alles monitoren.
Het klinkt eenvoudig, maar dat kan
alleen met een systeem waarin dit soort
processen tot in detail zijn geregeld.
En dan heb ik het ook over het geautomatiseerd verwerken van de reiskosten
bijvoorbeeld. Alleen de eerste maand
hebben we nauwgezet gecontroleerd
of de verrekeningen klopten met de
gewerkte uren, maar we zijn geen fout
tegengekomen. Het werkt dus echt zo
‘lean en mean’ mogelijk.”
Betere werk-privé balans
Flexboog voert op dit moment een
wervingscampagne voor extra flexwerkers. Moeders met jonge kinderen,
medewerkers die meer uren ambiëren,
en studenten zijn de grootste doelgroep
binnen de Flexboog. Anne Smulders:
“Zij passen erg goed in de flexpool,
omdat ze zelf de regie kunnen houden
over hun agenda en beschikbaarheid. Volgend jaar overwegen we te
gaan werken met het Medewerkerportaal van de Ayton software, wat
de flexwerker nog meer invloed laat
uitoefenen op zijn werk-privé balans.
Dat zelfroosteren zorgt bovendien
voor een nog betere real-time
beschikbaarheid van onze flexpool.”
Verantwoord Plannen
Anne Smulders over verantwoord
plannen en de flexibiliseringsslag;
“Voor onze organisatie zorgt het
gebruik van de flexibele schil er
voor, dat we optimaler kunnen
omgaan met de inzet van onze
flexibele medewerkers. Ook Ayton
heeft hierin met FlexPlan een rol
gespeeld. De Ayton visie op flexibilisering sluit nauw aan op de onze,
en je vindt dat ook terug in de software. Dat maakte het mogelijk om
binnen twee maanden na aanschaf
volledig operationeel te zijn met
FlexPlan. En hebben we vanaf het
begin kunnen voldoen aan de vraag
van alle intramurale Zorgboog
afdelingen. Inmiddels hebben we
bijna 200 flexwerkers in onze pool,
en dat willen we uitbouwen naar
zo’n 300 volgend jaar.“
Bel of mail ons voor meer informatie, een afspraak
of een demo; 0182-377 222 [email protected]
Ayton biedt advies en software, die capaciteitsplanning, roosterplanning en flexplanning
integreert. So