The Essential Guide to Doing Transition. Le Guide Essentiel de la Transition. | Page 16

Votre première réunion

Votre première réunion est très importante, car elle donne la couleur de votre future collaboration. L’objectif est d’offrir de bonnes bases à votre groupe, de vous mettre d'accord sur ce que vous avez envie de faire, d’apprendre à connaitre les autres et d'aborder les questions de gouvernance, tout en nouant des liens d'amitié. Certains groupes décident de se lancer directement dans des projets pratiques, mais ils finissent souvent par s’enliser faute d'avoir réfléchi à leur gouvernance. N’hésitez donc pas à soigner les premières étapes de votre vie de groupe. Vous vous doterez ainsi de solides fondations.

Quelques éléments à prévoir avant votre première réunion :

• Invitez les personnes qui vont participer à la réunion : demandez-vous qui devrait être présent et, dans la mesure du possible, essayez que la diversité de votre communauté soit au mieux représentée dans la salle.

• Choisissez un lieu : un endroit confortable qui n’exclut personne (que ce soit au niveau de l’accessibilité, du réseau de transport en commun ou pour des raisons culturelles ou religieuses)

• Désignez un facilitateur : il est important de prendre l’habitude d'avoir un facilitateur. Ce rôle peut être tournant, mais pour la première réunion, veillez à prévenir le facilitateur à l'avance.

Pour une bonne réunion, n’oubliez pas de soigner le début et la fin. Voici quelques idées que vous pourriez reprendre pour votre première réunion, ainsi que quelques suggestions d’ouverture et de clôture de réunion.

Ouverture : Commencez par un tour de météo.

Commencez votre réunion en laissant chaque personne s'exprimer pendant quelques minutes sans l’interrompre. Les personnes peuvent se présenter, dire comment elles se sentent et ce qui se passe en ce moment dans leur vie. Vous pourriez aussi leur demander de mentionner une chose pour laquelle elles ressentent de la gratitude en ce moment ou quelque chose qu’elles apprécient dans le fait d’habiter la région. En commençant de la sorte, vous instaurez une atmosphère amicale, vous montrez que vous êtes là en tant que personnes qui se soucient les unes des autres et non en tant que collègues qui veulent exécuter un ordre du jour. Cela fait toute la différence.

It can also be useful to appoint 3 ‘Keepers’:

A Keeper of the Time: whose role is to keep the meeting to time, to allocate times to different items and to make sure everything finishes on time

A Keeper of the Record: who keeps a record of the meeting, whether as minutes, a mindmap, or in whatever format the group feels would be useful

A Keeper of the Heart: whose role is to pay attention to the group’s energy and dynamics, to point out when any intervention might be needed due to low energy levels, underlying tensions or other issues that might emerge and affect the smooth running of the group.

The body of the meeting:

You could do all sorts of things during the meeting itself:

Get to know each other, find out more about why each person is here and their hopes for the Transition group.

Develop a shared understanding of Transition.

Decide what area you want your Initiative to cover.

Find out what skills people have and other groups they may be linked to

Understand each other’s ways of dealing with stress: see our activity here <Link>

If you have a programme of events planned, involve people in helping with these - it’s good to do some things together to find out how you work as a team.

Actively develop the group, its relationships, understanding and ways of working.

Take time to get to know each other. It is the relationships that you form that are a key part of what is going to keep you going through the rough patches, when there are disagreement and things maybe aren’t going very well.

Have a look at our activity sheet 'Inner Transition activities for meetings <Link>' which has some great, very practical exercises for bringing depth and energy to your meetings.

Closing: Make time to reflect on the meeting

It is good to get into the habit of making time at the end of your meeting to reflect on how it went and what worked, as well as what didn’t work? What could be done better next time? Without it, there is no way to pick up if people are feeling excluded, frustrated or confused. It also creates a space to thank those whose good work made the meeting go well (see ‘Stages of Group Life’ above).

You might also need:

Tea

Biscuits/cake

Flipchart paper and pens

A laptop for taking notes

Some way of keeping time

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