Habilidad para administrar nuevos miembros y voluntarios
Una de las preocupaciones que escuchamos frecuentemente en los grupos de Transición es cómo mantener a nuevos miembros y voluntarios, que tal vez asistieron a un par de reuniones y después se alejaron. Hemos pensado sobre por qué ocurre esto, y aquí queremos ofrecer algunas sugerencias sobre cómo mantenerlos comprometidos:
Les puedes dar un paquete de inducción que explica la estructura básica y procedimientos de la organización, incluyendo:
Las estructuras básicas de la organización
• Quiénes están en cada rol y lo que hacen
• Cómo se manejan las finanzas
• Qué tipo de estructura tiene la organización, por ejemplo una organización benéfica, una empresa social, etc.
• Cómo se toman y registran las decisiones y cómo se les da seguimiento
• Cómo se manejan las reuniones, incluyendo la forma de definir la agenda, las reglas básicas, roles, ubicación, etc, y a quién acercarse para hablar si tienes preocupaciones sobre las dinámicas del grupo o las relaciones
Esto puede ayudar mucho para que las personas se orienten y se sientan claras sobre cómo pueden contribuir.
Otras cosas que pueden ayudar:
• Tener a alguien cuyo su rol es dar la bienvenida y reunirse con los voluntarios inicialmente, y que sea su persona de contacto
• Esta persona puede responder cualquier pregunta que tengan y explicar la forma en que funciona las cosas en una reunión general y apoyarlos hacia el grupo
Cuando nuevas personas toman roles, puede ser realmente útil ser claro sobre:
• Qué rol se necesita o está siendo entregado
• Las habilidades y los compromisos de tiempo
• Cómo va a suceder el cambio de rol
Si es posible, produzca un documento de descripción voluntario para el rol. Puede hacerlo para los miembros del consejo, los miembros del grupo central, los voluntarios y ayudantes, como también para los roles remunerados.
Aquí hay una idea del tipo de secuencia que podría suceder cuando alguien se retira:
• La persona que tiene el rol notifica que se va a retirar
• Cuando esto suceda, defina el rol lo más completamente posible
• Puede que se necesite a más de una persona para el reemplazo, repartiendo las tareas
• Luego invite a otros a hacerse cargo de una parte o la totalidad del rol
Es importante recordar que incorporar a nuevas personas toma tiempo y que a largo plazo los nuevos miembros son lo único que hace que un grupo sea sustentable. Además, no dejes que la presión del “hacer” cosas se interponga en el camino de apoyar a los nuevos miembros para que sean efectivos y felices. Tenemos una guía para ayudar con esto, encuéntrala aquí.
here.
Kensal a Kilburn en Transición (Londres, Reino Unido) cosechando fruta de sus árboles frutales locales. Foto: Jonathan Goldberg.
56