ãíslo 1/2014 | roãník 6
The CCV Times | Noviny pro pfiíznivce softwarov˘ch fie‰ení vydávané spoleãností CCV Informaãní systémy
PROPOJTE E-FAKTURU SPRÁVNù
S VA·ÍM ERP SYSTÉMEM
Lednová novela zákona o DPH zrovnoprávnila papírovou a elektronickou fakturu
a harmonizovala tak tuzemskou a evropskou
legislativu. Tím otevfiela cestu dal‰ímu
rozvoji elektronické fakturace a úsporám,
které se v rámci Evropské unie odhadují na
240 miliard EUR v prÛbûhu pfií‰tích ‰esti let pfii
jejím plnohodnotném zavedení. V rámci âR se
pak v souvislosti s pomalej‰ím nábûhem
hovofií o úsporách zhruba 0,5 mld. Kã
v leto‰ním roce a aÏ 23 mld. Kã v roce 2018.
Mezi informatiky tak pochopitelnû nyní
vyvstává otázka, jak˘m zpÛsobem EDI a ERP
co nejefektivnûji propojit. To podle reáln˘ch
zku‰eností ze spolupráce s desítkami ERP dodavatelÛ pfiitom nemusí pfiedstavovat Ïádn˘
sloÏit˘ ani nákladn˘ projekt. Vût‰í ãást tuzemsk˘ch ERP s touto moÏností poãítá a prostfiednictvím unifikovan˘ch konektorÛ ãi speciálních
aplikací umí data z/do systému dostat. Bylo by
pûkné, kdyby rozhraní pro pfiíjem a odesílání
zpráv zaãalo b˘t bráno jako standardní souãást
ERP systému. K samotnému zasílání elektronického dokladu mezi obchodními partnery pak
lze vyuÏít sluÏeb nûkterého z poskytovatelÛ EDI
sluÏeb, ktefií se postarají nejen o konverzi
formátÛ pro automatizované naãtení do systémÛ protistran a spolehlivé doruãení, ale téÏ
legislativní a oborov˘ soulad ãi dÛvûryhodnou
archivaci.
Je v této souvislosti zfiejmé, Ïe elektronickou
fakturou se zde nemyslí, v lokálních podmínkách bohuÏel zaÏité, zasílání PDF souboru
emailem, ale posílání strukturovan˘ch dat,
umoÏÀujících dal‰í strojové zpracování.
V ideálním pfiípadû pak mohou stejnû navazovat i dal‰í elektronické dokumenty, jako jsou
objednávky, dodací listy, pfiíjemky apod. Elektronická fakturace a optimálnû i elektronická
v˘mûna dat t˘kajících se návazn˘ch obchodních
procesÛ (EDI) se stane uÏiteãn˘m pomocníkem
aÏ za pfiedpokladu, Ïe je zároveÀ plnohodnotnû implementována do podnikového informaãního
systému (ERP).
Následnû byla projednávána rizika s tím
spojená, napfiíklad neÏádoucí omezení na
konkrétní formáty nebo v˘hradní komunikaãní kanály. Zástupci oborov˘ch organizací, které zastupují podnikatelskou
sféru, proto n avrhli více se podílet na této
pfiípravû z pohledu souãasné praxe.
Národní fórum vyjádfiilo podporu zámûru
MF âR zpracovat návrh usnesení vlády
k zavedení povinné e-fakturace vybran˘m
vefiejn˘m zadavatelÛm a stanovení
povinného obsahu e-faktury pfii zachování
nezávislosti na formátech a pfienosov˘ch
cestách.
NEJLEP·Í PRO ZAJI·TùNÍ VLASTNOSTÍ
ELEKTRONICK¯CH FAKTUR JE EDI
Popsat stav elektronické fakturace v souãasném prostfiedí obchodu v Evropû si vzal za cíl prÛzkum americké spoleãnosti
GXS. Respondenti byli poÏádáni zodpovûdût základní otázky t˘kající se jejich elektronické fakturace a postupÛ, jaké
v souãasnosti pouÏívají. PrÛzkum byl rozdûlen na 200 stfiedních a velk˘ch spoleãností v celé Evropû.
EDI
10
20
30
Od leto‰ního roku jsou státy Evropské unie
legislativnû harmonizovány v souladu s pravidly,
které byly urãeny evropskou direktivou
2010/45/EU z 13. 7. 2010. Kromû principu
rovného zacházení s papírov˘m a elektronick˘m dokumentem pfiiná‰í také povinnost
zachování vlastností kaÏdé papírové ãi elektronické faktury a nové principy, zejména tzv.
auditní stopu.
CO JE TO AUDITNÍ
STOPA?
Auditní stopa (z evropské smûrnice
doslova "audit trail") znamená spolehlivou
vazbu, která jednoznaãnû zdokumentuje
tok zdanitelného plnûní od zahájení, zdrojového dokumentu aÏ po ukonãení. Jde
o propojení rÛzn˘ch dokumentÛ v rámci
celého Ïivotního cyklu plnûní. Auditní
stopa je spolehlivá tehdy, pokud propojení mezi podklady a zpracovan˘m
plnûním je snadno sledovatelné. To znamená, pokud auditní stopa obsahuje
dostateãnû podrobné informace k propojení souvisejících dokumentÛ, pak je
spolehlivá vazba.
strana 12
Národní mnohostranné fórum âR pro elektronickou fakturaci na svém
ãervnovém zasedání usnesením iniciovalo jednání se zástupci
ministerstva vnitra na ‰ir‰í zapojení do mezirezortních prací na pfiípravû
mandatorní elektronické fakturace orgánÛm vefiejné moci.
Podle informací portálu EdiZone.cz byla
v ãervnu neformálnû zfiízena skupina pracovníkÛ ministerstva vnitra, ministerstva
financí a ministerstva pro místní rozvoj
s cílem diskutovat o vytvofiení podmínek
pro zavedení mandatorní e-fakturace do
státu a pfiíprav implementace nové legislativy. Na fiíjnovém zasedání Národního fóra
âR pro elektronickou fakturaci, které je
zfiízeno pfii Hospodáfiské komofie âR, pak
o tom informoval zástupce Ministerstva
financí âR Robert Piffl a Jifií Svoboda
za Ministerstvo pro místní rozvoj âR.
David Reichel
fieditel divize eBusiness
âísla, která se na první pohled zdají aÏ neuvûfiitelnû vysoká, mají pfiitom svÛj reáln˘ základ.
Nespoãívají totiÏ jenom na po‰tovném, ale zejména na benefitech pfii plné automatizaci
celého procesu od vystavení faktury dodavatelem aÏ po zpracování faktury ze strany
odbûratele. Tedy sníÏení ãasové nároãnosti,
zkvalitnûní penûÏních tokÛ, odstranûní chybovosti i omezení potfieby lidsk˘ch zdrojÛ. Jenom
hrubé náklady se v této souvislosti odhadují na
více neÏ dvacet pût korun na jednu fakturu.
0
âESKO SE P¤IPRAVUJE
NA MANDATORNÍ ELEKTRONICKOU
FAKTURACI DO STÁTU
Iniciativa ze strany
Evropské komise
Snaha navazuje na podnûty z Evropského
mnohostranného fóra pro e-fakturaci, které
funguje jako poradní orgán pfii Evropské
komisi s cílem dosáhnout zámûrÛ strategie Evropa 2020 v oblasti digitální agendy.
Jak zaznûlo na jarním zasedání evropského
fóra v Bruselu, za klíãov˘ faktor hromadného pfiijetí a pouÏívání e-fakturace je pro
úãastníky mnohonárodního fóra právû
opakovanû zmiÀovaná mandatorní fakturace
orgánÛm vefiejné moci v pfiípadû vefiejn˘ch
zakázek. Tuto iniciativu pfiedstavila pfied
rokem zástupkynû Evropského parlamentu,
poslankynû Silvia Adriana Ţicău, a byla
diskutována na dvou zasedáních evropského
fóra jako reálná, s moÏnou perspektivou do
roku 2016 tak, aby platila plo‰nû na celém
území EU.
Hlasy pro pokraãování
stávající ovûfiené praxe
Souãasnû vznikla druhá verze dokumentu
„Recommendation on Interoperability for
Electronic Invoicing“ zaloÏená na harmonizaci
sémantiky spoleãného datového modelu. Na
ãervnovém zasedání jej projednalo také
Národní fórum âR a pfiijalo usnesení,
Ïe návrh doporuãení lze podpofiit s pfiipomínkami zejména v tom, Ïe by nemûlo
docházet k omezení stávajících formátÛ,
které jsou roz‰ífiené a funkãní (globální standard EDI) a mûla by b˘t zachována flexibilita.
Jde tedy spí‰e o to sjednotit pouze strukturu.
Aby bylo moÏné jít cestou harmonizované
evropské normy, je tfieba abstrahovat od
formátÛ.
Pfiítomní zmiÀovali obavu, Ïe budoucí
evropská norma pouze popisuje uÏ jednou
popsané, jde o datové prvky, které uÏ pouÏívají. Datová struktura se soustfiedí na tfii ãásti
datového modelu – takzvanou „core“ ãást
(mandatorní), dále „country“ specifika a také
sektorová specifika. PfieváÏil ale názor, Ïe
nemá smysl, aby ãeské hlasy v Evropském
mnohostranném fóru pro elektronickou fakturaci vznik harmonizované normy blokovaly.
Petr Ondrá‰ek
OSTATNÍ SSCC KÓDY NA DRUHOU
40
50
60
EDI a elektronické znaãky
povaÏovány za nejlep‰í
zpÛsoby pro zaji‰tûní pÛvodu
a nemûnnosti e-faktury
Právû tímto smûrem byl orientován také
prÛzkum GXS, kter˘ ukázal, Ïe evropské firmy
v˘raznû preferují EDI komunikaci. Nejpopulárnûj‰í a nejlépe vyhovující postup pro
dosaÏení autenticity a integrity elektronick˘ch
faktur je podle názoru 77 % respondentÛ
právû Electronic Data Interchange prostfiednictvím sítû B2B (VAN).
Zaruãen˘ elektronick˘ podpis byl také jedním
z nejoblíbenûj‰ích zpÛsobÛ, jak tyto vlastnosti
zajistit. âasto se souãasnû pfiekr˘vala tato
metoda s vyuÏitím EDI. Na dodrÏování pravidel
pouÏívání elektronick˘ch znaãek sází na 57 %
firem. Je p