ãíslo 2/2011 | roãník 3
The CCV Times | Noviny pro pfiíznivce softwarov˘ch fie‰ení vydávané spoleãností CCV Informaãní systémy
JAK VYUÎÍVÁ EDI KOMUNIKACI OBI âR?
Na aktuální stav a v˘voj EDI komunikace ve spoleãnosti OBI, jednoho z nejv˘znamnûj‰ích obchodních fietûzcÛ se
stavebními potfiebami a potfiebami pro kutily, jsme se zeptali Radky Havleové, vedoucí oddûlení fakturace
ve spoleãnosti OBI, v jejíÏ kompetenci je také koordinace a fiízení EDI projektÛ.
Do‰lo u vás i ke zmûnám ve zpracování
papírov˘ch faktur? Jak nyní pracujete se
zb˘vajícími fakturami, které pofiád je‰tû
chodí na papífie?
Jsem ráda, Ïe se nám podafiilo pfiizpÛsobit
zastaralé procesy produktivnímu zpracování
faktur – napfiíklad fakturanti jiÏ neroze‰ívají
faktury, následnû nelepí lepidlem jednotlivé
listy faktur, nebalí faktury do ‰anonÛ apod.
Toto v‰e bylo pfiehodnoceno a nahrazeno
efektivním zpÛsobem zpracování dokladÛ
– napfiíklad ãárov˘ kód na faktufie je elektronicky naãten do systému. Souãasnû jsme
sjednotili postup zpracování storen dokladÛ
v systému tak, abychom byli v souladu s na‰í
centrálou. V roce 2006 jsme spustili projekt
skenování faktur, coÏ zjednodu‰ilo manipulaci s daÀov˘mi doklady a usnadnilo následné
vyhledávání dokladÛ v archivu.
Od kdy vyuÏívá OBI âeská republika EDI
a jaké projekty máte momentálnû za sebou?
JiÏ v roce 2005 byl spu‰tûn první projekt EDI
ORDERS ve spolupráci s matefiskou
spoleãností GfD a oddûlením nákupu pro
zavedení zasílání objednávek pfies systém
EDI. V následujícím roce jsme zahájili pilotní
projekt EDI INVOIC, to znamená elektronickou fakturaci prostfiednictvím EDI, kterou
jsme ke konci roku 2009 úspû‰nû ukonãili
a pfiedali do oddûlení fakturace. Cílem projektu bylo napojit 80% na‰ich dodavatelÛ do
elektronické fakturace, postupnû nahradit papírové dokumenty elektronick˘mi, sníÏit
náklady spojené s jejich v˘mûnou a zv˘‰it
efektivitu a kvalitu provádûn˘ch procesÛ.
Jaká jsou aktuální ãísla t˘kající se vyuÏití
EDI u objednávek a faktur na stranû va‰ich
dodavatelÛ?
V souãasné dobû je do EDI ORDERS komunikace zapojeno 94% dodavatelÛ, coÏ znamená, Ïe z celkového poãtu 277 souãasnû
aktivních dodavatelÛ komunikuje s na‰í
spoleãností 263 dodavatelÛ plnû elektronicky.
Za rok 2009 odeslaly OBI markety na‰im dodavatelÛm pfies 260 tisíc objednávek. V testovacím procesu EDI INVOIC je 72 dodavatelÛ
a v produktivním reÏimu pro faktury bylo
napojeno 130 na‰ich obchodních partnerÛ.
Celkem 84 dodavatelÛ se dosud nepfiihlásilo
k EDI komunikaci, proto ve spolupráci s oddûlením nákupu vyvíjíme maximální úsilí
k tomu, aby zahájili testování EDI INVOIC
a zaãali tuto EDI zprávu vyuÏívat.
Jaké byly zaãátky projektu EDI INVOIC
po technické stránce?
Pfii implementaci EDI jsme museli pfieklenout
rÛzné bariéry, a to jak procesního, tak technického charakteru. Na‰e IT oddûlení muselo
pfiizpÛsobit fiadu systémÛ, které se podílejí na
EDI komunikaci jak u dodavatelÛ, tak na na‰í
stranû. Z toho nesmíme vynechat ani
providery, ktefií odvedli velké mnoÏství práce
pfii „pfiekládání“ dat ze systémÛ na‰ich doda-
vatelÛ do systému OBI, a to tak, abychom
data získali od na‰ich dodavatelÛ vãas
a správnû.
Jaké jsou konkrétní úspory po zavedení EDI
INVOIC?
Primárním dÛvodem pro zavedení EDI bylo
sníÏení nákladÛ na procesy objednávek a fakturace. PrÛmûrné ruãní zpracování papírové
faktury zabere 5 minut a náklady ãiní cca 75 Kã
(vãetnû zadání faktury do systému, kontroly
s pfiíjmem zboÏí, skenování a archivace).
Zpracování EDI faktury zabere v pfiípadû
správn˘ch údajÛ na faktufie zhruba 10 vtefiin
a celkové prÛmûrové náklady na fakturu jsou
mnohonásobnû niωí. Mûsíãnû je zpracováno
v oddûlení fakturace prÛmûrnû 32 tisíc
faktur.
Jaké hlavní motivy pro zavádûní EDI vidíte
na stranû odbûratelÛ a jaké u dodavatelÛ?
Pro obchodní fietûzce, které obchodují se
stovkami dodavatelÛ a musí odesílat a pfiijímat
tisíce dokladÛ dennû, jsou pfiínosy viditelné na
první pohled a EDI je pro nû nutností. Vût‰ina
obchodních fietûzcÛ si v˘hody a pfiínosy
uvûdomuje a proto EDI jiÏ zavedla nebo na
implementaci pracuje. Hlavním motivem pro
dodavatele obchodních fietûzcÛ u zavádûní EDI
je ãasto snaha vyjít vstfiíc v˘znamnému
odbûrateli – obchodnímu fietûzci. Dobrou
zprávou p &