4 ) Mantener una comunicación clara , coherente y constante .
Piensen en los familiares de un paciente que se está sometiendo a una intervención quirúrgica delicada mientras están en la sala de espera ¿ Cómo se empezarían a sentir si ningún doctor , asistente o enfermera sale a dar información luego de mas de 12 horas esperando ?... Por mas paciencia y fe que tengan , las interpretaciones del silencio empiezan a jugar en contra y a tejerse conclusiones poco alentadoras .
De la misma manera pasa con los patrocinadores e involucrados claves , requieren constante retroalimentación del avance y los resultados , para mantener su empatía y apoyo .
Se deben establecer reuniones recurrentes y de corta duración para informar las novedades , impulsar el cumplimiento de asignaciones , lograr compromisos , y documentar los hallazgos ; reconociendo que los procesos de construcción de capas de datos afrontarán varias dificultades , como inconsistencias generadas por los sistemas transaccionales y criterios poco claros , requiriendo un mayor esfuerzo para lograr los entregables del proyecto . Se recomienda un abordaje constructivo , definiendo apropiadamente lo que se necesita , a quien se debe involucrar para dar soluciones y negociar el apoyo de actores claves de la organización .
En este tipo de proyectos , un mal manejo puede generar caos , pronósticos pesimistas o alarmantes desacuerdos , y es ahí donde el Director de Proyectos debe desplegar sus habilidades de negociación , comunicación efectiva y resolución de conflictos , e ir venciendo los obstáculos que se presentan en el camino , manteniendo enfocado al equipo en el logro de los objetivos .
Se recomienda que al momento de tener resultados importantes intermedios o el cierre de alguna etapa , emitir comunicaciones de los logros positivos , destacando la utilidad o beneficio obtenido , esto irá alentando a los que están “ en sala de espera ”, manteniendo sus expectativas optimistas .
5 ) El Tiempo , el Alcance y los costos pueden negociarse , pero ¡ La Calidad Nunca !
La mística en un sistema de información radica en la confianza que desarrolla el usuario final y como transcienden los datos obtenidos mediante su uso .
Imagínense entrando a la consulta de datos bancarios de su cuenta por internet y ver variaciones en el balance , sin haber realizado o recibido transacciones , seguro le pudiera genera dudas y con el tiempo dejaría de usarlo como un medio de consulta confiable , ¿ Cierto ?... Pues tomando en cuenta este principio , cada capa de datos o producto a desplegar debe de contener informaciones confiables , coherentes , depuradas y que mantengan su consistencia en el tiempo .
No se debe apresurar la publicación de elementos de datos que no hayan sido debidamente validados y aprobados , pues la falta de confianza los condenaría al desuso ; y la falta de utilización y productividad de los sistemas de información los conducen a volverse obsoletos y desecharlos .
Por lo cual , debe procurarse manejar el plan de proyecto con un énfasis en la calidad , logrando balancear las restricciones del proyecto , pero sin renunciar a los protocolos acordados . Es mejor negociar más recursos o disminuir el alcance del proyecto , que fallar en trasmitir la confianza y utilidad de sus productos . Los mismos deben demostrar la calidad y consistencia , para que sean aceptados y elogiados por sus usuarios , otorgando el éxito deseado al proyecto .
A nivel general , es importante resaltar que este tipo de proyectos usualmente son concebidos para ganar agilidad en el ciclo de “ análisis , decisión y acción ” en la organización , opuesto a la conocida “ parálisis del análisis ”, y si esto último es lo habitual , debemos ponderando el uso que le estamos dando al set de herramientas que hemos construido , reforzar la capacitación de los usuarios finales o conseguir la colaboración de especialistas para hacer más ligeros y dinámicos los procesos implementados .