SOLUCIONES PRÁCTICAS
Un excelente objetivo es nunca tener un
auditor o regulador que pregunte, “¿Qué
significa esto?”
• Debe resultar evidente que la documentación tiene que ser valedera e incluir la misma
información capturada para los casos de
SAR (información de clientes/sospechosa,
detalles de la transacción, pruebas de revisión, etc.) Esto debe darse por sentado en
una investigación de transacciones normal.
Es evidente que una oficina de cumplimiento debe recopilar documentación suficiente para tomar la determinación de que la
actividad no es sospechosa, sin embargo, en
muchos casos, es posible que tenga la información suficiente sin hacer todo el trabajo
de investigación que se requeriría en un
caso SAR. Por ejemplo, el analista/investigador puede ser capaz de determinar que las
transferencias electrónicas de los clientes
son normales para el negocio del cliente
y su actividad prevista y por lo tanto dejar
de investigar en una etapa anterior de la
investigación. Sin embargo, en otros casos,
la investigación puede tener que continuar,
porque los cables no pueden tener sentido
para ese cliente, pero más adelante la investigación puede revelar que la actividad no es
sospechosa. En otras palabras, la institución
financiera puede no tener que agotar todas
las medidas de investigación a fin de determinar que la actividad no es sospechosa.
Algunas ideas para lograr estos objetivos
• Considere la posibilidad de procedimientos/
procesos manuales y procedimientos/
procesos automatizados para estandarizar
la captura y retención de la información.
• El oficial de cumplimiento debe tener los
conocimientos y habilidades de redacción
necesarios para satisfacer los requisitos de
contenido descritos anteriormente.
• Defina claramente las políticas y procedimientos de conservación de archivos.
Los casos de no-SAR sirven como una importante fuente de información capturada en el
momento en que se producen las transacciones. Por ello, junto con el caso no-SAR,
las instituciones financieras deben considerar conservar seriamente los archivos de
investigación asociados. Es del conocimiento
común que las instituciones financieras deben
retener documentación de las transacciones
del cliente por un período de cinco años. Sin
embargo, en muchos casos, se toma la decisión SAR/no-SAR varios meses después de
que ocurran esas transacciones. Por ejemplo,
un cliente lleva a cabo transacciones el 2 de
Las narrativas no-SAR deben
mantener el mismo alto nivel de
calidad en detalles como los
de los de casos SAR
enero de 2008 y la determinación sobre la
actividad del cliente se hace el 2 de mayo de
2008. En el caso de que la entidad financiera
adhiera estrictamente a un período de destrucción quinquenal, los registros de enero 2008
se destruirían el o c