SOLUCIONES PRÁCTICAS
S
i bien puede no ser tan interesante como
leer una buena novela o historia penetrante, su Manual de Políticas del ALD
debe estar tan bien escrito, ampliamente investigado, precisamente organizado, cuidadosamente
editado y revisado tan a fondo como cualquier
cosa en la lista de best sellers del New York
Times. Se trata de un documento que será puesto
bajo el duro punto de mira del auditor y de la
revisión regulatoria. Sin embargo, también es un
documento que su organización utilizará para
ayudar a navegar por las aguas a veces difíciles
y a veces turbias del cumplimiento de la Ley de
Secreto Bancario (BSA por sus siglas en inglés).
El enfoque de una organización con cualquier
manual de política puede ser muy variado. Su
entorno empresarial, las expectativas de revisores internos y externos, la jerga de la industria e
incluso la ocasional política de la empresa sobre
cómo desarrollar un manual de políticas puede
tener una fuerte influencia en el documento
final. Sin embargo, en su esencia, el manual de
la política es la guía definitiva para su programa
de ALD y la base sobre la que se forman y revisan
los procedimientos a fin de satisfacer de la
mejor manera los requisitos establecidos en él.
También es un elemento clave para demostrarle
al resto del mundo — especialmente a los reguladores, auditores y socios de negocios — que
tiene un programa amplio y viable. La conclusión
es que usted necesita hacerlo bien.
Si bien hay muchos excelentes recursos y
expertos en la materia disponibles para ayudar
a construir un buen manual, aquí van diez
elementos clave que no deben pasarse por
alto durante su creación o actualización. Si el
manual puede incluir todos estos puntos usted
se encuentra encaminado a tener un documento
muy útil para todos los interesados.
1. Organícelo para la navegación fácil. Los
auditores minuciosos y ejecutivos ocupados
necesitan un manual donde pueden encontrar
la información que buscan de forma rápida y
sencilla. Una organización lógica, un índice
detallado y páginas con numeración fácil de
leer con una sección de identificación clara son
elementos críticos. Un índice detallado y un
glosario de términos de la industria también son
muy útiles.
2. Recuerde que no todos los lectores son profesionales de ALD — cuidado con los tecnicismos. Esto va de la mano con una buena
organización. No todos los lectores del manual
son profesionales de ALD, especialmente los de
la alta dirección de la organización que tienen
que revisar y aprobar el documento. Tome esto
en cuenta y explique todos los términos técnicos
y acrónimos a fondo. Cite donde corresponda.
Nunca suponga comprensión del trabajo que
usted hace.
3. Si su organización no está cubierta por una
norma en particular, cítelo y explique por qué
no aparece en alguna parte del documento. Los
manuales que omiten elementos fundamentales
de política relativos a los requisitos legales han
sido citados en una serie de auditorías recientes
y revisiones regulatorias. Puede haber leyes que
no afectan a su organización, pero esto no significa que usted debe hacer caso omiso de ellos.
Cite estos estatutos en su manual y proporcione
una explicación detallada de por qué ellos no le
corresponden. Asegúrese de que esta información resulta fácil de encontrar.
4. Recuerde que es un documento público y que
está destinado a ser leído por personas ajenas
a la organización tanto como por los que se
encuentran dentro de ella. Mantenga la misión
del manual, pero tenga cuidado con la inclusión de información sobre la historia corporativa y las políticas del pasado que pueden tener
mejoras necesarias. Mantenga la información
reservada de la organización fuera de este documento muy público.
5. Los procedimientos no son política, así que
no los incluya. Hay un par de razones para no
incluir procedimientos en el manual sobre la
política institucional. En primer lugar, cambian
con frecuencia y esto significa que el manual
tendría que ser revisado por la alta dirección y
pasar por un proceso de aprobación con mayor
frecuencia que le gustaría a la alta dirección. En
segundo lugar, son, posiblemente, de derechos
reservados, y deben actualizarse a los ojos de
un auditor particular. Los procedimientos de
cumplimiento están en constante evolución y
mejora. Sin embargo, esto no debería ser un
asunto público.
6. Coloque el material de apoyo en los apéndices,
no en el cuerpo del manual. Los materiales de
apoyo son a menudo extensos, complicados y a
veces sólo tangencialmente relevantes para una
política en particular. Entrelazarlos con las políticas hace correr el riesgo de oscurecer la política
misma. Esto podría dar lugar a una interpretación errónea o a la creencia de que un elemento
político clave falta. Haga citas apropiadas y la
ocasional cita corta si es necesario. Sin embargo,
usted debe colocar los reglamentos o estatutos
enteros en un apéndice de fácil acceso o, en esta
era digital, en un enlace.
7. Incluya siempre un documento de la administración superior (según corresponda a su
organización) que apruebe y promueva las
)