SOLUCIONES PRÁCTICAS
que fondos mal habidos hayan ingresado a
la cuenta?”. Debería realizarse una revisión
detallada de la cuenta para detectar cualquier
posible actividad sospechosa. Además, hay
que revisar los antecedentes y movimientos
de la cuenta y determinar si se han presentado Reportes de Operaciones Sospechosas.
Documentación del proceso
Hay que documentar detalladamente la
decisión en un formato amplio, y guardarlos
donde pueda ser consultado rápidamente si
fuere necesario por los auditores internos o
los examinadores externos. Algunos de los
factores importantes a tener en cuenta al
redactar los procedimientos son:
• ¿Quién es responsable de cada función?
• ¿Quién va a integrar el comité?
• ¿A quién le reporta el comité?
Los procedimientos deberían documentar
quién es responsable de cada función indicando claramente quiénes toman las decisiones, quién documenta las decisiones y quién
es responsable de reportar y presentarlas en
las reuniones del comité. Es muy recomendable que el comité reporte al Departamento
LSB/ALD, quien debería ser el responsable de
la decisión final. La orden de consentimiento
mencionada anteriormente nos recuerda la
importancia de esa responsabilidad.
La compañía debería decidir si quiere impedir
que el/los titular(es) de cuenta(s) soliciten productos en el futuro o abran nuevas
cuentas de depósito (algunas instituciones
llaman a esto “lista de emergencia” o “lista
de vigilancia). En algunos casos la empresa
puede decidir no impedir la nueva solicitud, y
dejar que los indicadores de actividad sospechosa hagan su trabajo si ese cliente solicita o
abre nuevamente una cuenta. Si se requiere
consultar a la “lista de emergencia”, hay
que incorporar al proceso al departamento
responsable de la apertura de la cuenta. Ellos
deben ser notificados de esta decisión para
que puedan rechazar a estos clientes antes de
abrir una nueva cuenta.
Utilizar un proceso centralizado de cierre y
seguimiento
Digamos que un departamento de cumplimiento ha toma