Dokumendihaldustarkvara
Amphora kasutajad: vana
süsteem tundub mõeldamatu!
Eesti suuruselt kolmas
vee-ettevõte Järve Bio-
puhastus võttis doku-
mendihaldustarkvara
Amphora kasutusse
2018. aasta alguses. Töö-
tajate sõnul tundub juba
praegu vana lähenemine
dokumendihaldusele
mõeldamatu, sest uus
süsteem hoiab kokku töö-
aega ja paberikulu ning
annab suure väärtusena
võimaluse luua seoseid
seni eraldi seisnud doku-
mentide vahel.
Ettevõtte tarkvaraarendaja Dmitri
Danilov, klienditeenistuse juht Inge
Bent ja juhiabi Anneli Lepp tõdevad,
et enne Amphora kasutuselevõttu oli
neil mitu registrit ja PDF-dokumen-
tide kataloog serveris, mis on nüüdseks
koondunud ühte registrisse. „Amphora
registris olevate dokumentide ja kir-
jade vahel saab luua seoseid, algatada
menetlusi ning allkirjastamiseks edas-
tatud dokumente või vastuseid küsi-
mustele ei pea enam Outlookist või
mujalt märkmetest taga otsima. Menet-
lust vajavad teemad on Amphora kasu-
taja töölaual ootel,“ toovad nad välja
plusse. „Samas ei ole programm mingi
isetöötav robot, kes meie eest asju ära
10
teeb. Kasutaja peab ikka ise andmed
korrektselt sisestama ja menetluste
loogikast aru saama, siis on sellest kõi-
gile kasu. Mõne kasutaja perspektiivist
võib iga dokumendi sisestamine Amp-
hora keskkonda tunduda mõttetu lisa-
tööna, aga ettevõtte perspektiivis on
sellest ilmselgelt palju kasu!“
Kui alguses töötajad aja kokku-
hoidu ei täheldanud, kuna programm
oli võõras ja vajas harjumist, siis nüüd
võib öelda, et registreerimise kõrvalt
jääb rohkem aega muude ülesannete
täitmiseks. Eriti edukalt läheb klien-
diteeninduses. „Tänu arendatud Amp-
hora liidesele ei ole vaja dokumendi või
kirja registreerimisel kliendiga seotud
põhiandmeid sisestada. Info impordi-
takse tarkvara kaudu ja vajalikud and-
med ilmuvad Amphorasse automaat-
selt. See säästab töötajate aega ning
annab suurima kasu Amphora paind-
likest haldus- ja otsinguvõimalustest,“
selgitab Inge Bent.
Dmitri Danilov märgib, et igasuguste
muudatuste elluviimine on keeruline
protsess, eriti kui need puudutavad kor-
raga peaaegu tervet ettevõtet. „Kõige
suurem katsumus oli äriprotsesside
väljaselgitamine nii, et dokumendi-
haldustarkvara töötaks loogiliselt ja
efektiivselt ning oleks samal ajal kasu-
tajasõbralik. Uue tööriista eesmärk ei
peaks olema ainult ühtse keskkonna
tekitamine, vaid ka abivahendi ja toe
loomine töö paremaks korraldamiseks
ja toimimiseks. Vastasel juhul muutub
programmi kasutamine pigem takista-
vaks elemendiks, mis tekitab lisastressi.“
Peale selle tuli koolitada üksuste
juhte ja spetsialiste ning aidata neil oma
tööd organiseerida, võttes arvesse uusi
kohustusi ja dokumendihaldussüsteemi
võimalusi. Ja kuna vee-ettevõte arendab
majandustarkvara firmasiseselt, pidid
programmeerijad arvestama Amphora
integreerimisel olemasoleva majandus-
tarkvara Dynamics NAV eripäradega.
Sooduskood
„Tööstus2019”
annab 2019. aastal 50%
soodsama kuutasu!
Tutvu lähemalt aadressil
www.amphora.ee
PAINDLIK OTSINGUSÜSTEEM PÕH-
JALIKUST ARHIIVIST JA PRIORITEE-
TIDE MÄÄRAMINE TÖÖS
Üle 10 aasta Amphorat kasutanud Eesti
Keskkonnateenused OÜ teenindusjuht
Ülle Moon kiidab, et Amphora kirjahal-
dusprogrammiga on kliendikirjad ja ka
varasem kirjavahetus lihtsasti leitavad,
jälgitavad ja säilitatud. „Programmi abil
saame määrata vastutajad, kes kliendi
kirjaga tegeleb, ja täitmise tähtajad. Me
saame grupeerida kirju nende iseloomu
järgi erinevatesse kataloogidesse ja
anda neile prioriteedid. Samuti on või-
malus jälgida programmi abil kirjade
statistilisi näitajaid, et korraldada klien-
diteeninduse tööd efektiivsemalt.“
Mooni sõnul on keeruline hinnata
aega, mida tarkvara kokku hoiab. Samas
ta ei kujuta ette, kuidas oleks võimalik
ilma sellise programmita klienditeenin-
duse tööd korraldada.
KÕIK EESTI ETTEVÕTJALE | 2018