Siris. Kirjastus Kõik Eesti Ettevõtjale 2018 | Page 6

Dokumendihaldustarkvara
Amphora kasutajad: vana
süsteem tundub mõeldamatu!
Eesti suuruselt kolmas
vee-ettevõte Järve Bio-
puhastus võttis doku-
mendihaldustarkvara
Amphora kasutusse
2018. aasta alguses.
Töötajate sõnul tundub
juba praegu vana lähe-
nemine dokumendihal-
dusele mõeldamatu, sest
uus süsteem hoiab kokku
tööaega ja paberikulu
ning annab suure väärtu-
sena võimaluse luua seo-
seid seni eraldi seisnud
dokumentide vahel.
Ettevõtte tarkvaraarendaja Dmitri
Danilov, klienditeenistuse juht Inge
Bent ja juhiabi Anneli Lepp tõdevad,
et enne Amphora kasutuselevõttu oli
neil mitu registrit ja PDF-dokumentide
kataloog serveris, mis on nüüdseks
koondunud ühte registrisse. „Amphora
registris olevate dokumentide ja kir-
jade vahel saab luua seoseid, algatada
menetlusi ning allkirjastamiseks edas-
tatud dokumente või vastuseid küsi-
mustele ei pea enam Outlookist või
mujalt märkmetest taga otsima. Menet-
lust vajavad teemad on Amphora kasu-
taja töölaual ootel,“ toovad nad välja
plusse. „Samas ei ole programm mingi
isetöötav robot, kes meie eest asju ära
teeb. Kasutaja peab ikka ise andmed
korrektselt sisestama ja menetluste
loogikast aru saama, siis on sellest kõi-
gile kasu. Mõne kasutaja perspektiivist
võib iga dokumendi sisestamine Amp-
hora keskkonda tunduda mõttetu lisa-
tööna, aga ettevõte perspektiivis on
sellest ilmselgelt palju kasu!“
6
Kui alguses töötajad aja kokku-
hoidu ei täheldanud, kuna programm
oli võõras ja vajas harjumist, siis nüüd
võib öelda, et registreerimise kõrvalt
jääb rohkem aega muude ülesannete
täitmiseks. Eriti edukalt läheb klien-
diteeninduses. „Tänu arendatud Amp-
hora liidesele ei ole vaja dokumendi
või kirja registreerimisel kliendiga
seotud põhiandmeid sisestada. Info
imporditakse tarkvara kaudu ja vaja-
likud andmed ilmuvad Amphorasse
automaatselt. See säästab töötajate
aega ning annab suurima kasu Amp-
hora paindlikest haldus- ja otsingu-
võimalustest,“ selgitab Inge Bent.
Dmitri Danilov märgib, et iga-
suguste muudatuste elluviimine on
keeruline protsess, eriti kui need
puudutavad korraga peaaegu tervet
ettevõtet. „Kõige suurem katsumus
oli äriprotsesside väljaselgitamine nii,
et dokumendihaldustarkvara töötaks
loogiliselt ja efektiivselt ning oleks
samal ajal kasutajasõbralik. Uue töö-
riista eesmärk ei peaks olema ainult
ühtse keskkonna tekitamine, vaid ka
abivahendi ja toe loomine töö pare-
maks korraldamiseks ja toimimiseks.
Vastasel juhul muutub programmi
kasutamine pigem takistavaks ele-
mendiks, mis tekitab lisastressi.“
Peale selle tuli koolitada üksuste
juhte ja spetsialiste ning aidata neil oma
tööd organiseerida, võttes arvesse uusi
kohustusi ja dokumendihaldussüsteemi
võimalusi. Ja kuna vee-ettevõte arendab
majandustarkvara firmasiseselt, pidid
programmeerijad arvestama Amphora
integreerimisel olemasoleva majandus-
tarkvara Dynamics NAV eripäradega.
PAINDLIK OTSINGUSÜSTEEM PÕH-
JALIKUST ARHIIVIST JA PRIORITEE-
TIDE MÄÄRAMINE TÖÖS
Üle 10 aasta Amphorat kasutanud
Eesti Keskkonnateenused OÜ teenin-
dusjuht Ülle Moon kiidab, et Amphora
kirjahaldusprogrammiga on kliendi-
Sooduskood
„Ettevõtja2019”
annab 2019. aastal 50%
soodsama kuutasu!
Tutvu lähemalt aadressil
www.amphora.ee
kirjad ja ka varasem kirjavahetus liht-
sasti leitavad, jälgitavad ja säilitatud.
„Programmi abil saame määrata vas-
tutajad, kes kliendi kirjaga tegeleb, ja
täitmise tähtajad. Me saame grupee-
rida kirju nende iseloomu järgi erine-
vatesse kataloogidesse ja anda neile
prioriteedid. Samuti on võimalus
jälgida programmi abil kirjade statis-
tilisi näitajaid, et korraldada kliendi-
teeninduse tööd efektiivsemalt.“
Mooni sõnul on keeruline hinnata
aega, mida tarkvara kokku hoiab. Samas
ta ei kujuta ette, kuidas oleks võimalik
ilma sellise programmita klienditeenin-
duse tööd korraldada.
Amphora on mitmekülgne doku-
mendihaldustarkvara, mis sisaldab
ettevõtte igapäevatööks vajalikke,
omavahel integreeritud tööriistu ala-
tes dokumentide, kirjade ja lepingute
registrist, kalendrist ja ajahaldusinst-
rumentidest kuni digitaalallkirjasta-
mise ja e-arvete halduseni.
KÕIK EESTI ETTEVÕTJALE‌ ‌‌‌ | ‌ 2018