Весной 2020 года мы определили цели, которые должна была решить подобная система:
- улучшить контроль за продажами арендаторов на объекте, получить возможность быстрой проверки представленных данных арендатором о его ТО для расчёта переменной части арендного платежа;
- автоматизировать сбор, хранение данных о товарообороте, получить возможность анализировать данные за любой период деятельности арендатора;
- оптимизировать трудозатраты по аналитике и планированию;
- уменьшить влияние человеческого фактора на всех этапах работы с данными;
- увеличить использование данных о товарообороте для принятия решений о дальнейших отношениях с арендатором (скидки, закрытие);
- Получить максимально возможную долю арендаторов, предоставивших доступ к информации с онлайн-касс.
Страхи и преодоления
Думаю, нет ни одной компании, в которой внедрение комплексной IT-системы приветствуется её будущими пользователями с самого начала. Тем более что процесс запуска автоматизации сбора и анализа товарооборота арендаторов требует участия в этом не только собственных сотрудников, но и арендаторов, которыми мы все очень дорожим и порой боимся их потревожить.
Так и у команды «MALLTEAM» были опасения о целесообразности перехода из уже привычных выгрузок с личных кабинетов арендаторов и работы с Excel- и Google-таблицами на более сложную платформу, требующую трудозатрат на внедрение, настройку, и понимание как ей пользоваться.
После разбора и анализа предложений (откровенно говоря, их немного) по автоматизации процесса сбора и анализа товарооборота арендаторов мы выбрали единого оператора — платформу Rentu. Это узкоспециализированное ПО для арендодателя, позволяющее не только организовать сбор данных о товарообороте, но и получить анализ работы торговых точек и всего торгового центра по десяткам параметров.
Основное внедрение прошло довольно гладко и спокойно, работа по взаимодействию с арендаторами и их подключению к системе осуществлялась представителями платформы Rentu, с нашей стороны было организовано анкетирование арендаторов, а также организована работа по заключению дополнительных соглашений с действующими арендаторами. С новыми же арендаторами мы подписывали договоры сразу с необходимыми условиями о предоставлении возможности подключения к Rentu. Стоит отметить, что большая часть даже крупных арендаторов понимают необходимость данного формата взаимодействия и были оперативно подключены к платформе.
Куда идём и что на горизонте
За шесть месяцев нам удалось подключить более 60% арендаторов на наших объектах. Процесс успешно продолжается, причём для полноты картины происходящего в торговых центрах мы производим подключение независимо от способа расчёта аренды.
Осенью этого года мы подключим к Rentu данные системы подсчёта посетителей. Это позволит анализировать конверсию по торговому центру в целом, также в разрезе этажей и категорий арендаторов, наглядно покажет результаты проводимых маркетинговых активностей. Уже сейчас мы можем в пару кликов формировать рейтинги по эффективности арендаторов, учитывать категорию, локацию и площади помещений. Подключив счётчики посетителей, мы получим всю информацию в нужном нам виде в едином интерфейсе платформы. Также планируем интеграцию платформы Rentu с 1С для автоматизации расчёта аренды.
Да, в ближайшее время мы не откажемся от ежемесячных отчётов арендаторов о товарообороте, так как согласно договорам аренды именно на их основе рассчитывается переменная часть арендной платы, и у арендатора возникает ответственность за представление некорректных данных.
Автоматизация сбора товарооборота уже позволила не только минимизировать рутинные процессы контроля, снизить влияние человеческого фактора, но и более точно и оперативно получать оценку происходящего как в торговом центре, так и у каждого арендатора в отдельности.