Entonces , qué requiere la organización para responder a la implementación de dicha PMO , en primera instancia , es oportuno que analicemos si la organización está gestionando sus recursos de forma compartida ; o bien existen buenas prácticas de gestión de proyectos , programas y / o portafolios que ayuden al éxito de estos y en base a esto último analizar el tipo de capacitaciones que se desarrollan o bien la generación de procedimientos , políticas y gobierno que la PMO pudiera requerir .
Pero tendrá beneficios la organización incorporar dentro de su estructura jerárquica una oficina de proyectos , la respuesta definitivamente es “ si ”. Esto permitirá contemplar reportes de estatus de cada uno de los proyectos , programas y el mismo portafolio ; además , permitirá desarrollar metodologías de trabajo , formar al talento humano cuando lo considere necesario , incorporar sistemas de información para la toma de decisiones , desarrollar e implementar mecanismos de medición , entre otros .
La PMO también se puede considerar como un elemento de asesoría a la alta dirección e integrar aquellos elementos que por su complejidad no han sido ejecutados . En base a lo anterior haremos un recorrido de algunos tipos de oficinas de proyectos , determinando así cada una según las necesidades de la organización :
1 , Oficina de proyectos de soporte o apoyo : Este tipo de oficinas permiten suministrar sus servicios bajo demanda , es decir , si el proyecto requiere apoyo se solicita , sin embargo , su poder y autoridad es baja . En mi experiencia , este tipo de PMO otorga más orientación , guía a través del uso de plantillas y mejores prácticas .
Pueden existir otros tipos de PMO , por ejemplo , aquellas que permiten incorporar la agilidad en las organizaciones , de tal manera que pueden establecer mecanismos para priorizar el Backlog a nivel de proyectos , programas y / o portafolios , tomando en cuenta , prácticas ágiles como : la priorización por valor , la incorporación de coaching a nivel de equipo , reconocimiento que los proyectos se comportan de manera diferente y que el contexto siempre cuenta , tal como lo establecen los principios de Disciplined Agile .
2 , Oficina de proyectos de seguimiento y control : Permiten además de ofrecer ayuda , establecer la gobernanza de los proyectos , en este tipo de PMO prevalece la incorporación de procesos y aplicación de estándares que ayuden al éxito de sus proyectos y su nivel de control es moderado .
3 , Oficina de proyectos directivas : Sirven de apoyo y de control ya que asumen toda la coordinación que se requiere dentro de la organización . Este tipo de PMO , permite tener expertos profesionales que ayudan a la organización a tener una mejor claridad de cómo organizar los recursos compartidos , cada gerente de proyecto reporta directamente a la PMO , por consiguiente , su nivel de control es alto .
PMI Panamá La Revista Pág . 23