O SECRETARIADO é um departamento que atua de um modo transversal , tendo também algumas atribuições próprias . Entre outras tarefas , tem sob sua responsabilidade assegurar o secretariado da Direção , efetuar a triagem , tratamento e distribuição interna da correspondência , articular com entidades externas assuntos relevantes e o agendamento de reuniões , monitorizar a execução dos acordos com a Segurança Social e de outros protocolos institucionais , bem como analisar e propor revisão de acordos em função do fluxo de utentes nas várias respostas sociais . Neste último âmbito , foram preparadas novas adendas para os protocolos das Cantinas Sociais para o ano de 2015 e celebrados novos acordos para as ULDM do Centro Rainha Santa Isabel e do Farol . No acompanhamento dos acordos de cooperação , em 2015 , conseguiu promover uma melhor taxa de ocupação ( ano 2012- 97 %, ano 2013- 98 %; ano 2014 -99 %; ano 2015 – 99 %) e no programa « Cantinas Sociais » também houve um ajustamento ( ano 2012 – 65 ; ano 2013 – 165 ; ano 2014 – 300 refeições ; 2015 - 200 refeições / dia ).
A gestão dos processos relacionados com a saúde , higiene e segurança no trabalho é também uma responsabilidade deste departamento , sendo que o mesmo providenciou o agendamento de 577 consultas de medicina no trabalho e realizou também a consulta anual a todos os trabalhadores , no âmbito da segurança e saúde no trabalho nos termos estipulados pela Lei n º 102 / 2009 de 10 de setembro , alterada pela Lei n º 3 / 2014 , de 28 de janeiro .
Promoveu ainda o agendamento das visitas por parte dos técnicos de HST a todos os equipamentos sociais e efetuou a análise dos relatórios elaborados , encaminhandoos para os Diretores Técnicos , Departamento de Compras e Logística para suprimir eventuais irregularidades e recomendações apresentadas . Manteve-se a redução de 34 % de custos comparativamente ao contrato anterior , mas incluindo um maior número de serviços e trabalhadores abrangidos .
A gestão da carteira global de seguros ( acidentes pessoais e de grupo , multirriscos , frota , exploração ) implicou a elaboração de cadernos de encargos e a realização dos respetivos procedimentos negociais , tal como ocorreu em períodos anteriores .
Nesta sequência houve um agravamento do prémio anual da apólice de seguro de acidentes de trabalho , em resultado do elevado número de sinistros registado no ano anterior , mas ainda assim foi um agravamento inferior à média do mercado . Este departamento assegura também todas as diligências neste âmbito ( participação e gestão de sinistros ; marcação de consultas ; articulação com a Direção , Diretores Técnicos e colaboradores ), registando em 2015 um decréscimo do número de acidentes , do número de dias de inatividade e os custos globais com sinistros . Certamente concorreram para estes resultados as ações de sensibilização internas orientadas para a importância da segurança .
75 70 65 60 55 50
Total Acidentes de Trabalho 71
60
2014 2015
Total dias inatividade ( acidentes )
879
1476
2014 2015
25