Recenzje i omówienia
249
spół wytworzyła , bądź nazwa umowna przyjęta w Archiwum i cytowana w opracowaniach archiwalnych czy literaturze historycznej . Na pierwszym miejscu podana została nazwa polskojęzyczna , a w niektórych zespołach w nawiasie nazwa obcojęzyczna , w tym przypadku przeważnie w języku niemieckim . W podpunkcie drugim podane zostały daty krańcowe wraz z rozmiarem zespołu w metrach bieżących oraz liczba jednostek archiwalnych . W kolejnym podpunkcie zawarte zostały najważniejsze informacje dotyczące dziejów oraz zakresu terytorialnego twórcy zespołu , a w niektórych przypadkach także informacje o zmianie nazwy twórcy zespołu . W podpunkcie czwartym znajduje się krótka charakterystyka zespołu . W podpunkcie piątym podane zostały : sygnatura , numer mikrofilmu lub adnotacja o jego braku oraz informacja o inwentarzu ( kartowy lub książkowy ), natomiast w ostatnim szóstym podpunkcie sygnatura dawna i losy zespołu . W opisie niektórych zespołów punkt drugi , trzeci oraz szósty zostały pominięte , dotyczy to np . ksiąg urzędu stanu cywilnego , w opisie których podane są tylko miejscowość oraz daty skrajne urodzeń , zgonów i ślubów , a także obecna sygnatura wraz z informacją o stanie zmikrofilmowania i inwentarzu .
W poszczególnych przypadkach pod opisem danego zespołu podane są informacje o zespołach zawierających analogiczne informacje , np . poniżej opisu zespołu „ Urząd meldunkowy miasta Elbląga ” znajdują się odsyłacze do zespołów , w których są karty meldunkowe z innych miast , np . do zespołu nr 01204 , zawierającego karty meldunkowe z miasta Gdyni , jednak odsyłacze te nie są obustronne .
W opisie zespołów brakuje jednak informacji o języku dokumentów , co prawda przy niektórych tytułach w nawiasach zamieszczona została także nazwa w języku obcym , nie jest to jednak konkretna informacją o języku dokumentów wchodzących w skład danego zespołu . Brakuje także informacji o archiwalnych pomocach informacyjnych , tj . inwentarzach , skorowidzach i innych materiałach , na podstawie których odbywać może się udostępnianie . W świetle zaleceń metodycznych naczelnego dyrektora archiwów państwowych informacje o pomocach archiwalnych powinny zawierać następujące dane : imię i nazwisko autora , tytuł i datę opracowania , druk , rękopis lub maszynopis oraz formę sporządzenia inwentarza . W przewodniku opracowanym przez prof . Biernata odnaleźć można jedynie informacje o formie sporządzenia inwentarza .
Noty w przewodniku zbudowane są według stałego , powtarzającego się schematu , co ułatwia sprawne korzystanie z publikacji .
Na kolejnych stornach , po opisie zasobu Archiwum Państwowego w Gdań sku , znajdują się dwa załączniki . Pierwszy z nich stanowi zestawienie , w którym odtworzono strukturę zasobu gdańskiego archiwum do roku 1945 i obowiązujące wówczas sygnatury , drugi z załączników to konkordancja aktualnych sygnatur z numerami not informacyjnych w przewodniku .