Sympozja, zjazdy, konferencje, sprawozdania naukowe
289
uwagę na zakres stosowania systemów elektronicznych do zarządzania do
kumentacją, jej obiegu czy usprawnienia obsługi klienta oraz ustalano sposób
archiwizowania danych zapisanych na elektronicznych nośnikach.
W 2013 r. zalecenia pokontrolne wykonano w około 70-80% jednostek
organizacyjnych. Opóźnienia w realizacji występowały zazwyczaj w przy
padkach wykonania szeroko zakrojonych prac porządkowych, związanych
również z koniecznością przygotowania materiałów archiwalnych do prze
kazania do zasobu Archiwum Państwowego. Zwłaszcza w sytuacjach, kiedy
materiały wymagają zabiegów konserwatorskich, obserwuje się takie opóź
nienia. Spowodowane jest to przede wszystkim niechęcią zakładów pracy
do ponoszenia dodatkowych kosztów z tym właśnie związanych. Nadal naj
łatwiej wyegzekwować zalecenia dotyczące wyposażenia archiwów w nie
zbędny (najczęściej drobny) sprzęt. Problemem jest także brak personelu od
powiedzialnego za prowadzenie archiwów zakładowych. Zakłady pracy
rzadko decydują się na zatrudnianie osób na stanowiskach archiwisty zakła
dowego. Prace związane z porządkowaniem materiałów archiwalnych i ca
łego zasobu zlecane są niekiedy usługodawcom zajmującym się taką właśnie
działalnością.
Rok 2013 to trzeci rok, w którym prace Oddziału zostały zdominowane
lawinową liczbą projektów normatywów kancelaryjno-archiwalnych przed
łożonych do zaopiniowania i zatwierdzenia przez nienadzorowane jednostki
organizacyjne. Dla porównania należy wskazać, iż 2010 r. zaopiniowano „za
ledwie” 114 normatywów, w 2011 już 719, w 2012 – 977, natomiast w okresie
sprawozdawczym aż 1020. W liczbie tej zawierają się: 317 instrukcji kancela
ryjnych, 311 jednolitych rzeczowych wykazów akt, 304 instrukcji archiwal
nych oraz 88 zmian przepisów. Należy w tym miejscu przypomnieć, iż jest to
skutek utraty z dniem 31 grudnia 2010 r. mocy obowiązującej dotychczaso
wych instrukcji kancelaryjnych i, co za tym idzie, jednolitych rzeczowych wy
kazów akt, wydanych dla poszczególnych szczebli samorządu terytorialnego
oraz wejściem w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycz
nia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wyka
zów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych dla organów samorządu terytorialnego i urzędów je obsługują
cych (DzU nr 14, poz. 67), nieobejmującego jednostek samorządu terytorial
nego, a także wymaganiami przepisów o kontroli zarządczej. Samorządowe
jednostki organizacyjne szczebla gminnego i powiatowego lawinowo nadal
zgłaszały się o pomoc w sprawie opracowania przepisów doty czących za
rządzania dokumentacją w podmiocie. Większość wniosków złożyły samo
rządowe jednostki organizacyjne, takie jak: szkoły, przedszkola, biblioteki,
ośrodki pomocy społecznej, domy pomocy społecznej, szpitale, urzędy pra
cy oraz inspektoraty nadzoru budowlanego. Przed każdorazowym zatwier
dzeniem przepisów pracownicy Oddziału ds. archiwów zakładowych prze
prowadzali wielokrotne długotrwałe konsultacje telefoniczne i osobiste bądź