PRAKTISK PROSJEKTLEDELSE
• Skille på faktiske og antatte kostnader i prosjektet
• Oversikt over endringer og tillegg underveis i prosjektet
• Fleksibel reserve og usikkerhetshåndtering
• Løpende styring mot forventet sluttkostnad
• Systemet skriver ut fleksible rapporter til Excel , og er integrert med økonomisystemer i tillegg til lagring av historiske data .
Utvikling av systemet har også medført en omfattende organisasjonsutvikling for å forstå og bruke systemet . Det er også etablert en detaljert Gevinsttabell som identifiserer kvalitative gevinster . Tabellen har følgende innhold :
• Beskrivelse av nyttevirkning ,
• Tiltak for realisering av nyttevirkning ,
• Ansvar for gjennomføring ,
• Prosess / system-eier ,
• Start / Slutt ,
• Risiko
• Målepunkt / indikator . Ifølge Grønås kan største gevinstpotensialet oppsummeres slik : « Denne antatte gevinsten « går mot uendelig » ( satt på spissen ) fordi ISY PØ gir mulighet for kontinuerlig innsikt ( for alle styringsnivåer med tilgang ) i alle økonomiske disposisjoner . Dashbord-løsningen illustrerer til enhver tid oppdatert forholdet mellom ( rest ) reserve og ( rest ( risiko ) i prosjektet .
Dette gir prosjektleder / -eier mulighet til å reagere og gjennomføre korrigerende tiltak i tide . I et prosjekt på 10 mrd . vil 1 % unngått overskridelse utgjøre 100 mill .» Sammendrag av suksessfaktorer og oppnåelse av prosjektet kan listes opp som :
• Kompetanse på prosjektledelse og kontrakter ( standarder / maler , praktisk styring ) under tilpasningsarbeidet
• Bred brukermedvirkning i prosjektfasen som har fortsatt inn i driftsfasen
• Tidlig etablert robust mottaks- / driftsorganisasjon
• Høy andel egne ressurser fulgte med over i driftsfasen
• Rolletilpasset , brukerrettet opplæring , bredspektret metode
• Utvikling av kultur og disiplin ! Grønås oppsummerte innlegget slik : SVV har vært igjennom en omfattende omorganisering som har vært meget ressurskrevende , men samtidig gitt bedre betingelser for enhetlig styring – fra region- til divisjonsorganisering . ISY PØ er ett av tiltakene som muliggjør enhetlig styring og består av
• Systemutvikling og innføring
• Utvikling og innføring av omliggende systemer
• Organisasjons- og prosessutvikling
• Viktigst ; nå styrer vi mens styring er mulig !
Rolf Helge Grønås
Rolf Helge Grønås er avdelingsdirektør i Statens Vegvesen . Han har ledet administrativt sekretariat for flerkommunalt utviklingsarbeid .
22 PROSJEKTLEDELSE • NR . 2 2023