2/2015
Data tuli taloon
MONITILATOIMISTON ANKKURINA on enenevässä määrin tieto. Uuden ajan
toimistossa käyttäjät asetetaan valokeilaan ja suurennuslasin alle: eri järjestelmät ”louhivat” tietoa
heidän tottumuksistaan ja mielihaluistaan ja räätälöivät pöydät, tuolit ja valaistuksen käyttäjälle
sopivaksi.
Esimerkiksi helmikuussa järjestetyillä Stockholm Furniture Fair -messuilla tämä digisuuntaus
tuli hyvin selväksi. Monitilatoimistoihin siirtyneitä tai sitä suunnittelevia yrityksiä kiinnostavat
tietenkin käyttöasteet, mutta myös tuottavuus – tyytyväinen työntekijä kokee ”työn imua” ja on
tuottavampi.
Hukkaneliöitä ei kukaan firman talousvastaava erityisesti rakasta. Työpöytien,
neuvotteluhuoneiden ja muiden tilojen käytön analysointi helpottaa ymmärtämään, kuinka
tiloja todellisuudessa käytetään. Analyysi auttaa tunnistamaan säästökohteita ja kerätyn tiedon
pohjalta työtilat voidaan mitoittaa oikein. Varsinkin isoissa yrityksissä käyttöasteita kannattaa
seurata yhtäjaksoisesti, jotta jatkuvasti muuttuviin tilatarpeisiin voidaan tarttua ripeästi. Homman
voi hoitaa huomaamattomilla, langattomilla sensoreilla, jotka kiinnitetään kalusteisiin.
Data paljastaa armotta, kuinka moni työpöytä, neuvottelutila, puhelinkoppi tai säilytyskaappi
on todella käytössä. Tutkittaessa toimitilojen todellisia käyttöasteita on nimittäin huomattu, että
yrityksissä on taipumus kuvitella esimerkiksi työpisteiden olevan ahkerammassa käytössä kuin
mitä ne todellisuudessa ovat. Jos työpisteet ovat käytössä vain harvakseen, kannattaa kysyä,
voisiko niistä ainakin osittain luopua ja muuttaa tiloja esimerkiksi kohtaamiskäyttöön?
Data ei kuitenkaan juuri lämmitä, ellei se ole mahdollisimman reaaliaikaista. Varsinkin
isossa yrityksessä ajantasainen käyttäjätieto palvelee myös eräänlaisena viestintäjärjestelmänä
– jos kerran ihmisillä ei ole enää kiinteitä työpisteitä, on välttämätöntä tarjota työntekijöille
reaaliaikaisesti päivittyvä näkymä vapaista työpisteistä, neuvottelutiloista tai puhelinkopeista.
Monitilatoimiston myötä ei enää ole itsestään selvää sekään, mistä kollegat löytyvät. Tarvitaan
toimivia järjestelmiä ja käytäntöjä, jotta ihmiset löytävät toisensa.
Samalla tulee kysyä, millaisia erilaisia tilavyöhykkeitä ja työpisteitä yksin ja yhdessä tehtävälle
työlle tarvitaan? Yksi tärkeä kysymys on toimistojen julkisen vyöhykkeen monikäyttöisyyden
lisääminen: ovatko kahviloiden tai ravintoloiden tilat soveltuvia pienille kokouksille ruokailuaikojen
ulkopuolella ja voiko aulatiloissa järjestää satunnaisesti tapahtumia?
Monitilan läpinäkyvyys on tärkeää, koska sen avulla voidaan lisätä mahdollisuuksia
yhteyksien luomiseen ja ylläpitämiseen. Ääritapauksessa läpinäkyvyys voi kuitenkin vähentää
yksityisyyden tunnetta, joten se tarvitsee vastapainokseen suojaavaa, hiljaista tilaa.
Enemmän ja enemmän puhutaan myös strategisisista sosiaalisista tiloista ja paikoista:
arkipäivän innovaatioita etsitään erilaisten törmäyttämisten kautta. Fiksusti suunnitellut ja
toteutetut sosiaaliset tilat ohjaavat ihmisiä kohtamaan, sovitusti tai sattumalta, muodollisesti tai
epämuodollisesti. Tässä yhteydessä kannattaa pohtia ihmisten luonnollisten kulkureittien varrella
olevia ”saarekkeita”: toisaalta ne ovat erilaisia kokouskeskuksia, mutta toisaalta suunniteltuja
alueita kokous- ja neuvotteluhuoneiden läheisyydessä, hissien edustoilla, tauko ѥ