Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar
objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la
base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino también a que se va generando
espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es
un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.
La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que la base de
datos funcione mejor.
Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y
compactándolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
La compactación también restablecerá el orden de los campos de autonumeración del final de la tabla .
Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeración que contiene registros del 1 al 10. Ahora
borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomaría el valor 11 porque a pesar de haber
eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que
ser el 11.
Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al real, es decir a 8, y por lo
tanto el siguiente registro que introduzcas tomará el valor 9, pues es el siguiente libre después del último registro.
Esta renumeración no afectará a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si borramos el
registro 4, seguirá habiendo un hueco entre el 3 y el 5.
Todos estos cambios no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, hará que
funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algún
tipo de daño e intentará repararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas
acciones. O bien, configura la base para que se compacte cada vez que se cierre desde Archivo > Opciones >
Base de dactos actual, activando la casilla Compactar al cerrar.
16.6. Copia de seguridad
Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas información de importancia que no
quieres perder.
Cuando se trata de una empresa, es fácil comprender el desastre que sería perder toda la información
almacenada en la base de datos, pero también a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque
queremos guardar una gran cantidad de información que nos importa y nos podemos imaginar cuánto supondría
tiempo supondría volver a introducirla toda.
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún momento sufres una pérdida de
información (por un error técnico o humano) tengas una copia a mano que te ayude a recuperar los datos.
Por seguridad, es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la
original. En el caso de empresas, se recomienda incluso guardar alguna copia de seguridad fuera de la oficina, en
un dispositivo de almacenamiento externo, por si sucede un robo, un incendio o similar.
Access también te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para
utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.
Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder a la pestaña Archivo, seleccionar la opción
Compartir y, en Guardar base de datos como, hacer clic sobre Copia de seguridad de la base de datos.
Curso Access 2010
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