De ambtelijk secretarissen nemen veel werk uit handen van het bestuur van een afdeling
MAART 2024 • Foto ' s | Akke van Beek – van Dijken en BMO
21
ELIZABETH YTSMA EN MÓNICA BARRAZA VAN BUREAU VOOR MANAGEMENT ONDERSTEUNING Waar Akke na 18 jaar afzwaait , zijn Elizabeth en Mónica veel jonger in het vak van ambtelijk secretaris . Mónica is in looptijd zelfs de jongste , zij begon in november 2023 met het werk voor NVM . Op het gebied van administratieve ondersteuning hebben beide dames met hun 48 en 41 jaar echter veel ervaring . Zij werken vanuit Amsterdam bij BMO , Bureau voor Management Ondersteuning en zijn verantwoordelijk voor de afdelingen Utrecht , Noord-Holland Noord en Gouda . “ Dit bureau is een familiebedrijf en is inmiddels uitgegroeid tot een full service organisatie die haar relaties ondersteunt met financiële en HR-administratie , marketing en evenementenorganisatie en secretariële taken . In de jaren ’ 90 is de NVM-afdeling Utrecht bij BMO terecht gekomen , momenteel verzorgen zij de volledige administratieve ondersteuning van drie NVM-afdelingen . In totaal bedienen we 480 leden ”, vertelt Elizabeth .
Elizabeth en Mónica werken in teamverband met nog twee andere collega ’ s . “ We verdelen de uren over de teamleden , maar het zwaartepunt voor NVM ligt bij Mónica en mij ”, vervolgt Elizabeth . De dames werken vijf en vier dagen in de week . “ We bedienen ook andere relaties dan NVM , maar toch hebben wij bijna dagelijks contact met de besturen en regelen allerlei zaken voor hen .
Dat gaat van het beheer van de inbox tot het afhandelen van vragen van leden . Sommige zaken kunnen niet wachten tot er weer een bestuursvergadering is , dus die pakken we meteen op . Daar zijn we heel flexibel in .” Daarnaast is er ook persoonlijk contact met de leden , als er bijvoorbeeld een nieuw lid aantreedt of als er een jubileum geregeld moet worden . “ De leden weten vaak zelf niet meer dat ze een jubileum hebben dus het altijd een leuke verrassing om hen hierop te attenderen ”, zegt Elizabeth .
Ondanks dat de dames de functie heel anders invullen dan Akke , vinden ze het beiden erg leuk werk . “ Ik ben er pas net , maar voel me erg welkom bij de besturen en de leden . Ik had geen enkele ervaring met makelaars en de wereld van vastgoed , maar vind het erg interessant en dynamisch ”, vertelt Mónica . Elizabeth is het daarmee eens : “ Je zit als ambtelijk secretaris altijd overal bovenop . Wat er in Utrecht wordt besproken , komt vaak meteen bij de afdelingsbesturen terecht . Dat is interessant . Daarnaast is er altijd reuring met zo ’ n groot aantal leden . Geen dag is hetzelfde en de contacten zijn goed .”
De ambtelijk secretarissen nemen veel werk uit handen van het bestuur van een afdeling
MÓNICA BARRAZA EN ELIZABETH YTSMA