20 Tekst | Maartje van der Maas • NVM MAGAZINE
DE ADMINISTRATIEVE RUGGENGRAAT VAN DE NVM-AFDELINGS- BESTUREN
De ambtelijk secretaris
Maar liefst twintig ambtelijk secretarissen , verspreid door het hele land , vormen de administratieve ruggengraat van de zevenentwintig afdelingen van NVM Wonen . Sommigen ondersteunen één afdeling , terwijl anderen verantwoordelijk zijn voor vier . Ze werken vanuit huis of juist in teamverband vanaf kantoor . Soms is het een fulltime baan , maar het kan ook parttime . Terwijl de één afscheid neemt na 18 jaar , is de ander net een half jaar begonnen .
De ambtelijk secretarissen hebben een grote diversiteit aan administratieve taken waarmee ze werk uit handen nemen van het bestuur van een afdeling . Ze zijn verantwoordelijk voor de ledenadministratie en houden de mutaties bij . Daarbij komt als vanzelfsprekend de financiële administratie . Daarnaast spelen zij een belangrijke rol bij zowel de afdelings- , bestuurs- als bijzondere vergaderingen in hun regio . Deze bereiden ze voor , bepalen de agenda en wikkelen ze af met de notulen . Ook zijn ze vraagbaak voor het bestuur . Er is regelmatig contact via mail , WhatsApp of telefoon over nieuwe beleid , vragen of klachten van de leden en verschillende praktische zaken . De baan heeft ook een feestelijk tintje , want de ambtelijk secretarissen coördineren de viering van de jubilea van de leden . En met maar liefst 3600 Wonen-leden , worden er regelmatig bossen bloemen uitgedeeld en NVM-taarten gegeten .
AKKE VAN BEEK
AKKE VAN BEEK – VAN DIJKEN Na iets meer dan 18 jaar zwaait Akke dit jaar af als ambtelijk secretaris voor de afdeling Groningen . Ze is 67 geworden en wil graag aandacht besteden aan andere dingen en meer vrije tijd hebben . “ Toch zal ik het wel missen , hoor . Ik heb erg prettig contact met het bestuur en ik doe het werk graag .”
Oorspronkelijk komt Akke uit de agrarische sector en heeft jaren een eigen landbouwbedrijf gehad . Toen daar voor haar een einde aan kwam , rolde ze via de vorige ambtelijk secretaris – de buurvrouw van haar beste vriendin - in het vak . “ Ik had een goede klik met het bestuur en mocht na een proefperiode van een half jaar blijven . Dat is nu zes besturen geleden . Zij wisselden steeds , maar ik bleef . Op mijn eerste officiële ledenvergadering werd onze huidige voorzitter welkom geheten als nieuw lid ”, lacht ze .
Toen Akke in 2006 in dienst trad , telde de afdeling Groningen 157 leden . Nu zijn dat er 140 , al zijn het er ook wel eens 180 geweest . “ Ondanks dat ik parttime werk vanuit mijn eigen huis , durf ik wel te beweren dat ik 130 van hen persoonlijk ken . Ik ben tenslotte fysiek bij alle vergaderingen : de afdelings- en bestuursvergaderingen maar ook de bijzondere vergaderingen .” Vanwege de aardbevingsproblematiek in Groningen zijn er daar veel van geweest . “ We spraken dan bijvoorbeeld met de Nationaal Coördinator Groningen of het Instituut Mijnbouwschade Groningen over de gevolgen voor de huizenmarkt .” Het werken vanuit huis heeft Akke altijd als prettig ervaren . “ Lekker flexibel , werken wanneer mij dat het best uitkwam , ook als dat wel eens betekende dat ik om tien uur ’ s avonds nog mailtjes of appjes moet beantwoorden .”
Op het moment van schrijven is het nog onduidelijk wie de functie van Akke gaat overnemen . Het moet geen ‘ broekie of slippie ’ zijn , citeert ze uit de vacaturetekst van 1986 toen de functie van ambtelijk secretaris voor het eerst werd ingevuld in Groningen . “ Een ambtelijk secretaris moet kunnen meedenken , motiveren , problemen oplossen en opkomen voor de leden ”