Od momentu upublicznienia swoich zbiorów w 2007 roku Arolsen Archives postępują zgodnie z zasadą otwartości i transparencji. Pod kierownictwem Rebeki Boehling i Floriane Azoulay instytucja podjęła kroki zmierzające ku powszechnej publikacji całości swoich zbiorów online oraz zebrała metadane dzięki świadomości, iż dokumenty przechowywane w Arolsen Archives to skarb dla badaczy, jak również główne źródło informacji o historii osobistej i rodzinnej dla wielu osób reprezentujących różne narodowości i wyznania na całym świecie.
Podczas gdy w przeszłości działalność Arolsen Archives opierała się na oczekiwaniu na prośbę o udzielenie informacji, obecną funkcją organizacji jest dostarczanie tych informacji nawet do tych adresatów, którzy nie są świadomi istnienia instytucji. Jej nadrzędnym celem jest upublicznienie tak dużej ilości informacji, jak to tylko możliwe z prawnego oraz etycznego punktu widzenia, ograniczając w ten sposób potrzebę mediacji pomiędzy Arolsen Archives a opinią publiczną.
Choć Arolsen Archives opublikowały do tej pory 14 milionów dokumentów wchodzących w skład swoich zbiorów, na drodze ku pełnej dostępności dokumentów online wciąż stoi wiele wyzwań, a mianowicie:
- Indeksowanie cyfrowe: Tylko stosunkowo niewielka część naszych zbiorów podlega indeksowaniu cyfrowemu. Podczas gdy takie dokumenty osobiste, jak CM/1 reprezentują satysfakcjonujący poziom w tym zakresie, problemów przysparza materiał w formie list. CNI to indeks analogowy charakteryzujący się wysokim stopniem skomplikowania i niedostępny dla zwykłych użytkowników. Arolsen Archives podejmują starania mające na celu indeksowanie coraz większej liczby nazwisk z wykorzystaniem OCR, jak również poszukują możliwości współpracy zewnętrznej z firmami oraz takimi instytucjami, jak Ancestry, Niemiecki Instytut Historyczny w Moskwie, a także Archiwa JDC.
- Etyka: Bardzo wiele spośród dokumentów zgromadzonych w Arolsen Archives to wyjątkowo wrażliwe informacje, takie jak szczegółowa historia medyczna, szczegółowe dokumenty z akcji poszukiwań dzieci, akty urodzenia, a także szczegóły procesów karnych. Przed Arolsen Archives staje zadanie zidentyfikowania, które z dokumentów nie podlegają publikacji, a także zachowanie elastycznego podejścia oraz sprawne blokowanie dostępu do poszczególnych informacji na wniosek osób bliskich, jednocześnie zachowując dostęp do metadanych.
- Postępowanie z materiałem archiwalnym: Arolsen Archives, podobnie jak Instytut Yad Vashem oraz USHHM, to instytucja zbierająca materiał archiwalny, która oprócz oryginalnych dokumentów przechowuje miliony kopii pochodzących z licznych archiwów. Jej zadaniem jest zidentyfikowanie konkretnych przypadków, wyjaśnienie kwestii prawa do wykorzystywania dokumentów oraz dążenie do renegocjacji restrykcyjnych umów tak, by móc upublicznić tyle informacji, ile tylko się da.
Archiwa Arolsen Archives Online
Nowe archiwa online zostały udostępnione w maju 2019 roku. W ten sposób ogromnie wzrosła ilość dokumentów oraz metadanych dostępnych online. Miało to miejsce dzięki współpracy z jednym z najważniejszych partnerów instytucji, mianowicie z Instytutem Yad Vashem. Prężnie działający dział IT Instytutu dostosował platformę internetową baz danych Instytutu tak, by spełniała ona wymogi Arolsen Archives.
Archiwum internetowe udostępnia obecnie około 17 milionów dokumentów i zawiera ponad 13 milionów nazwisk, w szczególności więźniów obozów koncentracyjnych oraz osób przesiedlonych. Ponadto zawiera również kompletne archiwalne opisy naszych zbiorów. Archiwum online opiera się na modułach, dzięki czemu podlega łatwemu rozbudowywaniu.