ManualD_MarlenMendoza_1AD PROYECTO DE ARCHIVÍSTICA | Page 62

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales
que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.