ManualD_MarlenMendoza_1AD PROYECTO DE ARCHIVÍSTICA | Page 17

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre
de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
S
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una
unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.