Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras
de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por
lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia
y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas
que cumplen funciones públicas.
la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental
La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario
competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida
en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la
costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series
y subseries documentales.