También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe
en custodia.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema
Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la
nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se
le confía en custodia.
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
ARCHIVO PRIVADO: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas
naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia,
la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
ASIENTO DESCRIPTIVO: Conjunto de elementos informativos que individualizan las
unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.