la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos,
series y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
PROTOCOLO: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que
los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del
cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos
por una persona natural o jurídica.
RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas
las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona
y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número
de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.
REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a
un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.