Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y
la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad
de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación
que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad
física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí
que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.