Documento activo : Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente .
Documento de apoyo : Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones , que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones .
Documento de archivo : Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones .
Documento esencial : Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que , por su contenido informativo y testimonial , garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo , aun después de su desaparición , por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional .
Documento electrónico de archivo : Registro de la información generada , recibida , almacenada , y comunicada por medios electrónicos , que permanece en estos medios durante su ciclo vital ; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos .
Documento histórico : Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado , la soberanía nacional , las relaciones internacionales o las actividades científicas , tecnológicas y culturales , se convierte en parte del patrimonio histórico .
Documento inactivo : Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios .
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