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Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
E
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades
de conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un
mismo asunto.