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Carpeta : Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación .
Catálogo : Instrumento de consulta que describe unidades documentales .
Certificación de documentos : Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos . Ciclo vital del documento : Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción , hasta su disposición final .
Clasificación documental : Fase del proceso de organización documental , en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad productora ( fondo , sección , series y / o asuntos ).
Código : Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad .
Colección documental : Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original .
Comité de archivo : Grupo asesor de la alta Dirección , responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas , definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos .
Conservación de documentos : Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo .
Consulta de documentos : Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen .
Copia : Reproducción exacta de un documento .
Copia autenticada : Reproducción de un documento , expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original .
Copia de seguridad : Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo .
Cuadro de clasificación : Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales .
Custodia de documentos : Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona , que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los