TERMINOLOGÍA DE ARCHIVÍSTICA
Dependencias no deben mezclarse con los de otras .
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL : Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones .
PROTOCOLO : Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades .
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES : Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas , dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío , con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley .
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS : Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica .
RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS : Acción y efecto de obtener , por medio de los instrumentos de consulta , los documentos requeridos .
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES : Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas , registrando datos como : nombre de la persona y / o entidad remitente o destinataria , nombre o código de la dependencia competente , número de radicación , nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta ( si lo amerita ), entre otros .
REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS : Instrumento que controla el ingreso a un archivo , siguiendo el orden cronológico de entrada , de documentos provenientes de dependencias , instituciones o personas naturales .
REGLAMENTO DE ARCHIVO : Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad .
REPROGRAFÍA : Conjunto de técnicas , como la fotografía , el fotocopiado , la microfilmación y la digitalización , que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel .
RETENCIÓN DOCUMENTAL : Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central , tal como se
12