Visión Tridimensional Compliance 2015
Los riesgos de destruir información de forma
indiscriminada
Previo a la destrucción, se debe evaluar la importancia de la documentación y valorar la
conveniencia de su almacenamiento para posibles procesos judiciales
Destruir información de forma indiscriminada puede
ser muy perjudicial para las empresas. Previo a la
destrucción, se debe evaluar la importancia de la misma
y valorar la conveniencia de su almacenamiento ya que
podría ser útil en procesos judiciales.
Saber clasificar la información
En materia de competencia, las empresas se enfrentan
a distintos tipos de riesgos: riesgos sancionadores y
de reclamaciones de daños y perjuicios derivados de
acciones antitrust.
Por eso, la gestión de la información y las buenas
políticas de retención de documentos, hacen que se
reduzcan dichos riesgos. Sin embargo, la información
no puede ni debe guardarse de modo indefinido, afirma
Patricia Vidal, socia de Uría Menéndez, hay que saber
gestionar dicha información y establecer tiempos de
almacenamiento, transcurrido el cual, no significa que
haya que eliminarla automáticamente sino que hay que
verificar si existe algún tipo de documentación que se
pueda ser relevante para procesos futuros.
En el ámbito de la competencia, hay información
importante que hay que mantener guardada y
conservarla clasificada de acuerdo a su relevancia
porque posiblemente puede resultar de utilidad para la
defensa y las posibles procedimiento con la autoridad de
competencia.
Registrar y conservar correctamente la documentación
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y saber dónde se encuentra almacenada, son las bases de
una buena gestión de información.
No se trata de eliminar por eliminar
Si bien la conservación de la información puede tener
sus riesgos, como pueden ser la prolongación de las
sanciones, permitir la identificación de infracciones o
facilitar la reclamación de daños; también tiene aspectos
positivos para la defensa de la compañía, ya que la
habilita en ciertos procesos a pedir la inmunidad o
reducción de las multas.
En el caso de los cárteles, ejemplifica Vidal, que son
restricciones horizontales, en el caso de que exista alguna
multa o sanción por parte de la autoridad competente,
la primera compañía que aporte información útil y
contemporánea sobre la existencia de un cártel puede
acceder a una exención de la multa. La “segunda”
empresa en aportar documentación útil, puede acceder
una reducción de la multa y así sucesivamente. Pero si
la compañía no puede facilitar ninguna documentación
útil a la autoridad por que la destruyó, por mayor
colaboración que tenga con ella, no podrá acceder a
dichos beneficios.
Si las compañías saben almacenar y clasificar la
información adecuadamente, controlando dónde
se conserva y limitando su acceso a las personas
correspondientes, tendrán un plus añadido en su
negocio, concluye Vidal.
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