Manual digital Compliance 2015_parte1 - Page 8

Visión Tridimensional Compliance 2015 Los riesgos de destruir información de forma indiscriminada Previo a la destrucción, se debe evaluar la importancia de la documentación y valorar la conveniencia de su almacenamiento para posibles procesos judiciales Destruir información de forma indiscriminada puede ser muy perjudicial para las empresas. Previo a la destrucción, se debe evaluar la importancia de la misma y valorar la conveniencia de su almacenamiento ya que podría ser útil en procesos judiciales. Saber clasificar la información En materia de competencia, las empresas se enfrentan a distintos tipos de riesgos: riesgos sancionadores y de reclamaciones de daños y perjuicios derivados de acciones antitrust. Por eso, la gestión de la información y las buenas políticas de retención de documentos, hacen que se reduzcan dichos riesgos. Sin embargo, la información no puede ni debe guardarse de modo indefinido, afirma Patricia Vidal, socia de Uría Menéndez, hay que saber gestionar dicha información y establecer tiempos de almacenamiento, transcurrido el cual, no significa que haya que eliminarla automáticamente sino que hay que verificar si existe algún tipo de documentación que se pueda ser relevante para procesos futuros. En el ámbito de la competencia, hay información importante que hay que mantener guardada y conservarla clasificada de acuerdo a su relevancia porque posiblemente puede resultar de utilidad para la defensa y las posibles procedimiento con la autoridad de competencia. Registrar y conservar correctamente la documentación 6 • IBERIAN LAWYER • Compliance 2015 y saber dónde se encuentra almacenada, son las bases de una buena gestión de información. No se trata de eliminar por eliminar Si bien la conservación de la información puede tener sus riesgos, como pueden ser la prolongación de las sanciones, permitir la identificación de infracciones o facilitar la reclamación de daños; también tiene aspectos positivos para la defensa de la compañía, ya que la habilita en ciertos procesos a pedir la inmunidad o reducción de las multas. En el caso de los cárteles, ejemplifica Vidal, que son restricciones horizontales, en el caso de que exista alguna multa o sanción por parte de la autoridad competente, la primera compañía que aporte información útil y contemporánea sobre la existencia de un cártel puede acceder a una exención de la multa. La “segunda” empresa en aportar documentación útil, puede acceder una reducción de la multa y así sucesivamente. Pero si la compañía no puede facilitar ninguna documentación útil a la autoridad por que la destruyó, por mayor colaboración que tenga con ella, no podrá acceder a dichos beneficios. Si las compañías saben almacenar y clasificar la información adecuadamente, controlando dónde se conserva y limitando su acceso a las personas correspondientes, tendrán un plus añadido en su negocio, concluye Vidal. www.iberianlawyer.com/compliance