Visión Tridimensional Compliance 2015
mejor gestión, en tanto que una menor
cantidad de información, mejora la
facilidad de control y organización.
Una gestión documental eficiente
debería facilitar la recuperación de
la información y al mismo tiempo
minimizar los costes operativos.
Control y fiscalización
Por último, las empresas deben
establecer los controles necesarios
sobre los datos corporativos, verificar
que los procesos se cumplan y evitar
los desvíos de información. Para esto,
se deberá fiscalizar que se utilizan los
lugares de almacenamiento adecuados
para tales fines, que sean destruidos
en los tiempos determinados y
controlar quiénes pueden acceder a
ella. Es decir, se debe mantener una
cadena de custodia estricta, saber lo
que se tiene y dónde se encuentra
guardada la información, así como
saber quién accede a la documentación
y con qué finalidad.
A los fines de establecer una
metodología para la aplicación de
controles, se puede afirmar que existen
crítica es muy importante para
las empresas. Se calcula que más
de un tercio de las empresas que
han sufrido una pérdida grave de
información no vuelven a reanudar
su actividad. Un programa de
gestión documental eficiente asegura
disponer de todos los datos críticos
para el negocio en copias protegidas.
Cumplir con la normativa sin
afectar a la operatividad
Las normas que regulan la gestión
documental son tan complejas y
extensas que cumplir con ellas se ha
convertido en todo un desafío para
las compañías, quienes deben realizar
un buen manejo de sus recursos para
cumplir con dichos fines.
En la actualidad, existe una híper
regulación en el ámbito europeo,
nacional y sectorial, haciendo cada
vez más compleja la adecuación
de sistemas y procesos que no
violen la normativa. Para lograr
resultados exitosos, la figura del
Compliance Officer deviene clave en
la participación en el desarrollo de
Cecilia Pastor de Baker & McKenzie
tres modalidades para organizar y
cuantificar el control:
• El control del volumen de la
información
• El control del tiempo de
duración y permanencia de la
información
• El control de relevancia
(qué importancia tiene cada
documento y hasta qué punto
puede ser crítica).
Salvaguardar la información
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sistemas de controles adecuados,
en tanto que es quien está mejor
capacitado para la creación de un
mapa de riesgos en cuanto a la
gestión de información.
Es un desafío no menor en tanto
que deberá realizar dicha labor junto
a distintos sectores de la compañía,
principalmente con el de Tecnología
y Recursos Humanos que es el
área operativa que se encuentra en
continua relación con las personas.
El apoyo de las distintas áreas va a
resultar decisivo para el éxito y la
consecución de buenos resultados.
Es esencial, aseguran los
especialistas, tener una política de
gestión de información que estipule
la conservación efectiva, obligatoria y
útil de la información, para minimizar
Cecilia Álvarez de Pfizer e Ignacio Chico
de Iron Mountain
tanto los riesgos empresariales
como los posibles litigios de gran
coste provocados por destruir la
documentación antes de tiempo o por
conservarla más allá de su periodo
legal de conservación.
El objetivo es acotar riesgos
y establecer la mejor estrategia
de clasificación, mantenimiento,
retención y destrucción de datos. Esto
va a ser clave para la operatividad
de la empresa, ya que si se guarda
mucha información de manera
indiscriminada es imposible
controlarla y si se guarda en escasez
podría ser perjudicial en caso que se
necesite información para futuros
conflictos.
Otro dilema importante que
se plantea es la llamada “miopía
legislativa”, ya que se afirma que el
legislador parece no entender que para
poder cumplir la creciente regulación
se obliga a las empresas a contar con
más recursos internos y una inversión
extraordinaria de tiempo que a veces
no se dispone, quedando así expuestas
y vulnerables a ser multadas.
Acceda aquí a la “Guía de retención
de documentos, España” de Iron
Mountain
www.ironmountain.es/
Knowledge-Center/ReferenceLibrary/View-by-Document-Type/
Landing-Pages/D/DocumentRetention-Guide-Spain.aspx
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