C. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE
Según el viaje, el transporte es a menudo el aspecto caro del presupuesto destinado al mismo y, por lo tanto, es importante que lo planifique bien.
SECCIÓN III
El viaje
Póngase en contacto con una agencia de viajes de confianza o trate directamente con la organización que proporciona el transporte, como una aerolínea internacional. Debe encontrar el mejor método de viajar, que se adapte a sus necesidades y que ofrezca mejores tarifas disponibles. Así pues, debe conocer:
• El tamaño de su grupo( atletas, entrenadores, instructores, personal médico y gestores)
• Su presupuesto para el viaje
• Las fechas de salida y llegada( no olvide tener en cuenta el período de adaptación y el desfase horario, si procede), así como la ubicación del aeropuerto, estación de tren o terminal de autobuses más cercanas respecto del lugar en el que se hospedarán
• Las limitaciones de equipaje, incluido el número de maletas permitido por persona
• Cualquier restricción de peso y tasas por exceso de equipaje
• Las condiciones especiales para el material que se enviará por separado:
· Cuánto tiempo tardará
· Cuánto costará
· Cómo se transportará
· Dónde y cuándo se deberá recoger
· Qué gestiones deberá realizar con la aduana
Documentos Hay una serie de documentos que deberá tener y llevar consigo:
• El pasaporte – Cada persona que viaje necesitará un pasaporte válido para poder entrar en la mayoría de los países extranjeros. Póngase en contacto con su agencia de viajes, el departamento de Asuntos Exteriores o las oficinas donde expiden el pasaporte para saber cómo solicitarlo y disponer del tiempo suficiente para que se apruebe el pasaporte. Compruebe las fechas de expiración, ya que es probable que los pasaportes deban tener una validez de seis meses tras la salida del país extranjero. El responsable deberá registrar el número y nombre de todos los pasaportes y conservarlos aparte; procúrese tres o cuatro copias, ya que suelen ser útiles en los hoteles. Si un pasaporte se pierde o lo roban, contacte inmediatamente con su embajada e informe a la policía.
• El visado de entrada – Algunos países extranjeros exigen un visado de entrada. Consulte con su agente de viajes, el departamento de Asuntos Exteriores o la embajada en el país en cuestión para averiguar si tienen este requisito. Internet es también una buena fuente de información. Averigüe cuánto tiempo es válido el visado y si le permite llevar cualquier medicación necesaria para el equipo y todo su material especial. Asegúrese de que envía las solicitudes para los visados con suficiente antelación para evitar los problemas de última hora. Evite el riesgo de tener que cancelar un viaje por el retraso en la recepción de los visados.
• El seguro – Tenga siempre un seguro de viaje adecuado para cubrir todas las posibles necesidades médicas y reemplazar lo que se extravíe o sea robado. Si viaja en avión, averigüe qué cubre la póliza de la aerolínea, aunque es posible que deba contratar un seguro adicional para que le cubra a usted, a sus atletas y al material.
• Los documentos para la competición – Lleve consigo todos los documentos necesarios para competir, como las listas de inscripción del equipo, formularios para registrar a aquellos que toman medicamentos con receta y copias de los formularios.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA 271