MANUAL ARCHIVISTICA MANUAL DE ARCHIVISTICA 1AD (1)M2 | Page 109

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos,
egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada.
Utilidad o aptitud que tienen
los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
Cualidad atribuida a
aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para
la reconstrucción de la memoria de una
comunidad.
Valor del que se
derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que
sirven de testimonio ante la ley.
Cualidad
atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y
cultural, deben conservarse en un archivo.
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.