23 Sección 6: Nuestra relación con el gobierno y la ley
Cumplimos con las leyes de privacidad y protección de datos
Respetamos la privacidad de los empleados, clientes, proveedores y otros terceros. Manejamos los datos personales de manera responsable y de acuerdo con todas las leyes pertinentes de privacidad y protección de datos.
Empleados: como parte del proceso de incorporación, los empleados proporcionan información personal, como dirección del domicilio y correo electrónico, información familiar para fines de beneficios y otra información personal.
Clientes: como parte de las transacciones comerciales, los clientes proporcionan información personal, como nombres, direcciones postales y de correo electrónico, e información de tarjetas de crédito.
Proveedores: durante las relaciones comerciales, los proveedores y otros terceros proporcionan información personal, como nombres, números de teléfono, direcciones postales y de correo electrónico.
Con esta información, la política del Grupo LHM es:
• recopilar, procesar, usar y retener datos personales únicamente por la razón por la que fueron proporcionados;
• tomar todas las medidas razonables para proteger los datos personales y evitar la divulgación o uso no autorizado;
• no compartir datos personales con terceros que no sean proveedores de servicios y que nos ayuden en la gestión de nuestro negocio;
• cumplir con todas las leyes aplicables.
Cumplimos con las leyes de retención de registros
Una organización de nuestra magnitud genera un gran volumen de registros y documentos. Los registros comerciales con los que trabaja deben mantenerse, conservarse y destruirse de acuerdo con todos los requisitos legales y reglamentarios de mantenimiento de registros. El Grupo LHM sigue las mejores prácticas basadas en los requisitos legales pertinentes y en las normas y directrices contables. Como regla general, tenemos una política de retención de registros de siete años, y en caso de registros bancarios y fiscales se retienen de forma indefinida. Si una resolución judicial le solicita que retenga registros relacionados con litigios, auditorías o investigaciones, hágalo hasta que la resolución le indique lo contrario.
No debe destruir, alterar u ocultar ningún registro si se le ha ordenado retenerlo o si tiene conocimiento, o considera de manera razonable que existe la posibilidad, de cualquier litigio o investigación interna o externa relacionada con ese registro. Si alguien le ordena que infrinja esta política, debe contactar inmediatamente al gerente de Gente y Cultura y tomar todas las medidas razonables para proteger ese registro.