DOSSIER
Depuis Novembre 2020 , il est désormais possible d ’ établir des procurations authentiques à distance : le premier pas vers une documentation notariale dématérialisée … Quelles sont donc les étapes pour un service à distance , sécurisé et performant ?
Jacques Piquet , Notaire honoraire en France et expatrié à Maurice depuis plus d ’ un an , nous explique ce qu ’ est la dématérialisation et toutes les possibilités qu ’ elle offre pour l ’ avenir .
Qu ’ est-ce que la dématérialisation et pourquoi , selon vous , est-elle devenue essentielle dans votre profession ?
La dématérialisation permet tout simplement d ’ utiliser une quantité significativement restreinte de papier . Elle permet surtout de gagner du temps et de l ’ argent , pour dire les choses simplement . Après avoir scanné les documents nécessaires , il sera , dans un premier temps , plus facile de rechercher et classer les dossiers . Grâce à ce qu ’ on appelle un ROC ( reconnaissance optique de caractères ) ou OCR en anglais , il devient facile d ’ effectuer une recherche sur n ’ importe quel dossier scanné et d ’ en récupérer une information pour alimenter les bases de données de son logiciel de rédaction automatisée de rédaction d ’ acte . Même s ’ il peut arriver que des erreurs soient commises , grâce à la numérisation des dossiers et au traitement automatisé des actes , celles-ci sont plus aisément évitées .
Pourquoi la dématérialisation est-elle une étape cruciale aux services notariaux à distance ?
Rien ne pourra être fait à distance si les documents dits textuels ne sont pas préalablement numérisés . L ’ un des intérêts de ce service à distance , c ’ est qu ’ il rend le déplacement ou la rencontre physique avec un notaire facultatif , pour ne pas dire superflue . Dans notre contexte actuel , on peut même dire qu ’ il est devenu judicieux de ne pas se déplacer . À Maurice Le Registrar General accepte depuis fin 2019 les documents scannés et authentifiés par mes confrères Mauriciens . Elle garantit aussi une plus grande sécurité . Lorsqu ’ un document est authentifié et enregistré comme tel , il est alors impossible de le modifier . Toutes les modifications faites par la suite devront se faire sous forme d ’ amendements , ce qui est aussi le cas pour les documents « traditionnels ». Si une personne malintentionnée voulait essayer de modifier des documents , elle devrait d ’ abord réussir à accéder au serveur où se trouvent tous nos dossiers , ce qui peut s ’ avérer être une tâche plutôt complexe .
La France a décrété possible la procuration à distance depuis maintenant quelques mois . Pourriez-vous nous en dire plus sur son fonctionnement ?
Le notaire , basé en France , devra tout d ’ abord s ’ assurer de l ’ identité de son client , de son approbation et de sa compréhension des termes de l ’ acte . Ce dernier devra lui transmettre une série de documents ( carte d ’ identité , preuve d ’ adresse , …). À l ’ aide de la visioconférence – au moyen d ’ un logiciel dédié dénommé Lifesize –, le notaire pourra confirmer ou non l ’ identité de son client . La prochaine étape sera de définir le ou les mandataires et définir le rôle de chacun . Par exemple , il est important de mentionner la durée de validation de la procuration . Il faudra ensuite authentifier les identités du ou des mandataires . Si le client choisit plusieurs mandataires , il est essentiel de définir clairement le rôle de chacun ( ils peuvent avoir des responsabilités différentes ou certains peuvent être autorisés à agir seul ou conjointement ). Cela évitera d ’ éventuelles contestations . Pour la signature du mandant , les notaires utilisent des logiciels dédiés comme Docusign , permettant l ’ authentification de la signature . Ces logiciels garantissent également une sécurité plus élevée , car il devient alors quasi impossible de modifier les documents .
Dans le cas précis d ’ une vente ou d ’ une acquisition immobilière , le notaire désignera précisément les biens concernés , le prix , les modes de paiement , les informations légales essentielles , pour ne citer que quelques exemples .
Ce service ouvre-t-il la porte à d ’ autres services à distance ? Pourquoi ?
Il faut savoir qu ’ à l ’ origine tous les actes notariés étaient réalisables à distance en avril 2020 , et ce , pendant la durée de période d ’ urgence sanitaire . Ils ont choisi de rendre la procuration à distance possible de façon permanente . Si nous prenons l ’ exemple des Mauriciens coincés en France et qui avaient des transactions en cours à Maurice , il leur est désormais possible d ’ entreprendre leurs démarches en nommant un mandataire présent à Maurice dans une procuration reçue à distance par un notaire Français . Une copie authentique sous format papier sera ensuite établit par le notaire Français , qui la fera revêtir de l ’ apostille , puis l ’ enverra à Maurice . Avec le temps , il est évident qu ’ il sera possible d ’ authentifier l ’ intégralité des documents notariaux à la condition de disposer de cartes d ’ identité numériques .
Jacques Picquet en quelques mots ...
Au début des années 2000 , il découvre toutes les possibilités qu ’ offrent la dématérialisation . Notaire dans la région de Montpellier à l ’ époque , il y voit tout de suite une opportunité . Il s ’ instruit sur l ’ utilisation des logiciels dédiés à cet effet , et en comprend les rouages qu ’ il applique au sein du bureau d ’ étude où il exerce . Il est appelé par le Conseil Supérieur du Notariat à former ses confrères .
Aujourd ’ hui retraité , mais tout autant passionné par sa profession , Jacques Piquet dispense des formations sur la dématérialisation auprès de ses confrères mauriciens , à travers sa société Jurisquaestion Ltée . Il travaille également en étroite collaboration avec Orizzon , développeur du logiciel Eazzy Notarial , afin d ’ améliorer le logiciel et le rendre encore plus performant .
32 N ° 62 Février - Mars 2021