Selkeyttä vastuunjakoihin Muutamia vuosia sitten Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto julkaisivat yhteistyössä oikeusministeriön kanssa suosituksia ja toimenpideohjeita taloyhtiöille asukasviestinnän toimivuuden parantamiseksi .
Ohjeiden mukaan on keskeistä , että isännöinnin ja hallituksen viestintävastuut ovat selkeät . Silloin isännöitsijä ja hallitus eivät vahingossa tee päällekkäistä tiedottamista .
Viestinnän tarpeista eri taloyhtiöissä voidaan keskustella esimerkiksi yhtiökokouksessa . Viestinnän on oltava suunnitelmallista , mutta taloyhtiö voi hoitaa sen joko itse tai ostamalla viestintäpalvelut vaikkapa isännöitsijältä .
Kun taloyhtiön hallitus on valittu , hallitus ja isännöitsijä sopivat toiminnan pelisäännöistä ja viestintäkäytännöistä .
Perustiedot jakeluun Tilikauden aikana kiinteistössä tarvitaan monenlaista viestintää . Taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita , jotka vaikuttavat asukkaiden niin asumisviihtyisyyteen , asumisturvallisuuteen kuin osakkeiden arvoonkin . Näistä asioista on viestittävä osakkaille ja asukkaille .
Hallituksen on hyvä käydä osakkaiden kanssa keskustelua yhteisistä tavoitteista . Näin saadaan selville osakkaiden näkemys siitä , mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän jatkossa .
Suunnitelmallinen viestintä helpottaa hallituksen ja isännöinnin käytännön työtä taloyhtiön tavoitteiden toteuttamisessa . Osakkaille tulee kertoa muun muassa taloyhtiön rakennusten kunnosta , kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista , samoin kuin vaikkapa järjestyssäännöistä , pelastussuunnitelmasta ja muista turvallisuus ohjeista sekä yhteistilojen käyttöohjeista .
Osakkaille pitää myös jakaa tietoa taloyhtiön taloustilanteesta , varsinkin siltä osin kuin se olennaisesti vaikuttaa osakkailta perittävän vastikkeen määrään .
Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille asumiseen ja huoneistojen käyttöön vaikuttavista palvelusopimuksista . Asukkaiden on hyvä esimerkiksi tietää , miten taloyhtiössä hoidetaan talvikunnossapitoa ja miten porrashuoneet siivotaan .
Osakkaan on ilmoitettava kunnossapito- ja muutostöistään etukäteen kirjallisesti hallitukselle tai isännöitsijälle . Suureen osaan merkittävistä osakkaan remonteista vaaditaan lain mukaan ilmoitus taloyhtiölle . Myös kiinteistössä havaituista vaurioista ja muista ongelmakohdista on syytä ilmoittaa taloyhtiölle mahdollisimman pian .
Lain mukaan osakkaalla on oikeus saada häntä koskevista asioista hallituksen pöytäkirjan ote tai muu kirjallinen selvitys .
Yhtiökokoukset ymmärrettäviksi Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat tekevät päätökset taloyhtiön tärkeimmistä asioista . Lain mukaan kirjallinen kutsu yhtiökokoukseen on lähetettävä osakkaille viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta .
Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden avulla osakkaat tietävät , mitä asioita kokouksessa tullaan käsittelemään . Tehdyistä päätöksistä tiedotetaan yhtiökokouksen jälkeen osakkaille ja asukkaille .
Nämä yhtiökokousten viestintäjutut ovat useimmissa taloyhtiöissä sinänsä ihan peruskamaa , mutta tiedotuksen on ennen kaikkea oltava selkeää ja oikein ajoitettua . Hyvä viestintä tarkoittaa päätösten avaamista osakkaille ja asukkaille ymmärrettävässä muodossa ja siten , että näillä on riittävästi aikaa toimia päätöksen mukaisten mahdollisuuksien käyttämiseksi tai haittojen minimoimiseksi . Myös kokousten välillä tehdyistä hallituksen oleellisista päätöksistä on tiedotettava asukkaille , mielellään mahdollisimman kattavasti .
”
Erilaisiin poikkeustilanteisiin ja niistä viestimiseen on hyvä varautua etukäteen .
Tarkkaa dataa remonttihankkeista Huoneiston käyttöön vaikuttavista korjaushankkeista pitää ilmoittaa asukkaille ja osakkaille riittävän ajoissa , vaikkapa heti sen jälkeen , kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamisesta .
Jo hyvissä ajoin on kerrottava korjaushankkeen syyt , eri vaiheet , aikataulut , kustannukset ja vaihtoehdot sekä valitut asiantuntijat , samoin kuin hankkeen rahoitusmalli ja tekniset ratkaisut . Samalla voidaan käydä läpi taloyhtiön yhteistilojen korjaukset ja mahdolliset huoneiston remontteja koskevat valintamahdollisuudet . Esimerkiksi suuritöisestä linjasaneerauksesta on usein perusteltua keskustella jo vuosia ennen hankkeen varsinaista toteutusta .
Korjaushankkeeseen liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen , mukaan luettuina huoneistoissa käynnit sekä käyttökatkot taloyhtiön peruspalveluissa . Vaativimmille korjaushankkeille tarvitaan viestintävastaava , jonka tehtäviin kuuluu viestinnän organisoiminen ja suunnitteleminen .
Remontin aikana viestitään hankkeen etenemisestä ja aikataulumuutoksista sekä mahdollisista vaikutuksista asukkaan arkeen . Tiedotusväyliä on oltava riittävästi , jotta tieto saavuttaa kaikki asianosaiset . Remontin valmistuttuakin on hyvä jatkaa remonttiviestintää ja muun muassa käydä läpi asukaspalautetta .
Eri asiantuntijoille on hyvä nimetä sijaiset jo korjaushankkeen alussa . Tällöin viestintäkin sujuu ilman katkoja .
54 kita 3 / 2023