ISOJEN URAKKATARJOUSTEN HALLINNOLLINEN KÄSITTELY KÄYTÄNNÖSSÄ JA TILINTARKASTUS
TEKSTI: OSMO KALMARI KUVAT: PEXELS
Hyvän yhteistoiminnan merkitys on tärkeää isännöitsijän, hallituksen ja yhtiökokouksen välillä. Isännöitsijälle on annettava riittävät valtuudet yhtiön käytännön asioiden hoitamiseen. Käytännössä hallituksen tulee antaa isännöitsijälle euromääräinen raja vuosittain ilman hallituksen päätöstä, jolla käytännön pienehköt korjaukset voidaan tehdä.
YKSI MERKITTÄVÄ asia on, että hallituksen kokousten pöytäkirjat päivätään ja numeroidaan juoksevasti ja että kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjat, vaikka yhtiöjärjestyksessä ei olisi siitä mainintaa. Työmaakokouksissa on pidettävä luonnollisesti numeroitua pöytäkirjaa ja kenelle annetaan valtuudet lisätöiden ja hankintojen tilaamiseen vai käsitelläänkö nämä vielä hallituksessa, jos ovat yli urakkasopimuksen.
Taloushallinnon eli kirjanpidon ja tilinpäätöksen osalta on selvitettävä, aktivoidaanko osa vai kaikki korjaukset ja investoinnit taseeseen ja milloin hankeosuuksia voidaan ryhtyä maksamaan, kun mahdollinen työaikainen luotollinen limiitti on muutettu lopulliseksi lainaksi. Kun urakka on valmis ja vastaanotettu, niin varmin tapa on että urakoitsija ilmoittaa mikä on perusparannusta, joka voidaan aktivoida ja mahdollisesti rahastoida. Kun urakkasopimus aikataulu on valmis koko urakan summaa ei kannata korkean koron vuoksi nostaa vaan on katsottava maksuaikataulu ja kaikki muut kulut, mitä urakasta syntyy ja näin välttyä turhilta korkokuluilta.
Kirjanpitäjän ja isännöitsijän kannattaa selvittää miten iso korjausurakka aktivoidaan tai kirjataan kuluksi ja miten verottaja hyväksyy rahastoinnin. Rahastointia kannatta selvittää yhdessä tilintarkastajan kanssa tutustumalla verottajan ohjeisiin ja KILA: n ohjeisiin eri tilanteissa. Rahastointi, asuintalovaraus, poistojen käyttö tuloksen tasaamiseksi kannattaa selvittää yhdessä tilintarkastajan kanssa, ettei yhtiölle synny turhaan verotettavaa tuloa. Myös osakkaiden, jotka vuokraavat huoneistoja, on saatava selville rahastointien merkitys omassa verotuksessa. ja isännöitsijä ovat samanaikaisesti läsnä. Jos tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tarjous voidaan jättää sähköpostissa, täytyy sen tapahtua siten, että tarjouksen tekijä postittaa sen samanaikaisesti koko hallitukselle ja isännöitsijälle. Avaustilaisuudesta täytyy laatia pöytäkirja, josta voidaan todeta saadut tarjoukset, niiden keskeinen sisältö ja tarjoushinnat sekä hinnoitteluperusteet mahdollisille lisä- ja muutostöille. Jos urakan kokoluokka tai tarvittava rahoitusratkaisu edellyttää yhtiökokouspäätöstä, on hallituksen laadittava riittävästi yksilöity ja perusteltu ehdotus urakan tilaamiseksi ja rahoituksen ratkaisemiseksi. Jos hallitus esittää, että halvimman tarjouksen tekijää ei valita, on siitä oltava selkeät perusteet. Tilintarkastajalle on esitettävä kaikki tarjoukset, perustelut valinnalle ja selvitys myös rahoituksen mahdollisesta kilpailutuksesta, jos on tarvittu ulkopuolista rahoitusta. Kaikki asiaan liittyvät dokumentit kuuluvat tilintarkastajan tarkastusaineistoon. Samoin työmaakokousten pöytäkirjat kuuluvat tarkastettavaan aineistoon. Urakoissa ja suurissa hankinnoissa tilintarkastajan asia on valvoa, että hallitus ja isännöitsijä ovat kaikissa vaiheissa toimineet lain ja yhtiön edun mukaisesti. Hallituksen ja isännöitsijän on päätösten kirjaamisessa oltava huolellisia, koska riitatilanteissa se on tärkeää myös päätöksen tekijöiden oman turvallisuuden kannalta.
Yleistä isoista urakoista – alustava muistilista( ei tyhjentävä) Kun isot urakat ovat 5 vuoden korjaussuunnittelussa huomioitu ja tehty tarvittava selvitystyö päätettäväksi, on vuorossa valmistelutyöt:
Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu myös urakoitten tarkastaminen Tilintarkastajan täytyy voida asiakirjoista todeta, että urakkatarjoukset on avattu tilaisuudessa, jossa hallituksen jäsenet
1. Suunnittelijan valinta( kilpailutus ja suunnittelijan taustojen selvittäminen kuten kohdassa 3.)
2. Valvojan valinta,( projektipäällikkö)( ei kytköksiä suunnittelijaan) tarjouspyynnöt.
40 kita 2 / 2025