ILMOITUS
NÄMÄ ASIAT ON HYVÄ TIETÄÄ HALLITUKSEN KOKOUKSISTA
KUVA : NINA KAVERINEN
TEKSTI : ASIANAJAJA MARINA FURUHJELM / ASIANAJOTOIMISTO KUHANEN , ASIKAINEN & KANERVA OY
Hallitustyö on helpompaa , kun keskeiset kokoustekniset asiat ovat hallussa . Kenellä on oikeus osallistua kokouksiin ja miten pöytäkirja laaditaan ?
YLEENSÄ HALLITUKSEN järjestäytymiskokous pidetään heti yhtiökokouksen jälkeen . Tyypillisesti tilaisuudessa valitaan hallituksen puheenjohtaja ja lyödään lukkoon seuraava tapaaminen . Hallituskauden alussa on tärkeää sopia yhteisistä toimintatavoista , jotta työ sujuu jatkossakin hyvässä hengessä .
Kuka voi osallistua kokouksiin ja maksetaanko varajäsenille palkkio ? Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen eli hän ei voi valtuuttaa asiamiestä osallistumaan tilaisuuteen puolestaan . Hallituksen jäsenellä ei myöskään ole oikeutta käyttää avustajaa , ellei sitä poikkeuksellisesti sallita .
Hallituksen varajäsen voi osallistua kokoukseen toimiessaan varsinaisen jäsenen tilalla . Varajäsenille voidaan myöntää kokouksissa puheoikeus , mutta heillä ei ole äänioikeutta . Varajäsenille ei myöskään makseta kokouspalkkiota silloin , kun heillä ei ole juridista mahdollisuutta osallistua päätöksentekoon . Yhtiökokous voi toisaalta päättää , että varajäsenetkin ovat oikeutettuja palkkioon .
Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttää tilaisuudessa puhevaltaa , ellei toisin päätetä . Isännöitsijä voi olla myös hallituksen jäsen .
Miten kokouksen pöytäkirja laaditaan ? Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja , jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja isännöitsijä tai vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen – ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä asiasta toisin . Yleensä riittää , että pöytäkirja laaditaan lyhyen päätöspöytäkirjan muodossa .
Joskus pöytäkirjassa kannattaa avata tarkemmin päätösten taustoja ja perusteluita . Dokumentoinnilla saattaa myöhemmin olla merkitystä esimerkiksi vahingonkorvausoikeudenkäynnissä . Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus merkitä eriävä mielipide pöytäkirjaan .
Onko pöytäkirja julkinen ? Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole määrätty hallituksen kokouksen pöytäkirjan julkisuudesta eli hallitus voi itse päättää asiasta . Koska kokouksissa kuitenkin toisinaan käsitellään arkaluonteisia asioita , pöytäkirjojen jakamisen sijaan on usein viisaampaa laatia päätöksistä tiedote .
Tilintarkastajilla ja toiminnantarkastajilla on oikeus saada hallituksen kokouspöytäkirjat nähtäväkseen . Lisäksi hallituksen vaihtuessa pöytäkirjat on luovutettava uudelle hallitukselle . Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä , joka koskee esimerkiksi hänen hallitsemaansa osakehuoneistoa . Osakkeenomistajan pyynnöstä tieto on annettava kirjallisesti . n
Lisätietoja : www . kak-laki . fi
48 kita 2 / 2022