KOLUMNI
Elisa Havusela hallituksen jäsen Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA Ry
HUONEISTOTIETOJÄRJESTELMÄ TULI , MITÄ SEN JÄLKEEN ?
HUONEISTOTIETOJÄRJESTELMÄ ON vuonna 2019 käyttöönotettu rekisteri , johon kerätään kaikkien osakehuoneistojen omistajatiedot . Rekisterin tarkoituksena on toteuttaa asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakkeiden paperisista osakekirjoista luopuminen sekä luoda osakkeiden vaihdanta , omistus ja vakuuskäyttöä palveleva järjestelmä .
Osakeluettelon ylläpito siirtyi maanmittauslaitokselle uusien yhtiöiden osalta 2019 , jonka jälkeen kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt on perustettu huoneistotietojärjestelmään ja vuoden 2023 loppuun mennessä oli 92,2 % ennen vuotta 2019 perustetuista asunto-osakeyhtiöistä oli siirtänyt osakeluettelonsa ylläpitämisen Maanmittauslaitokselle . Keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden ei ole ollut vielä määrä siirtää osakeluettelon ylläpitoa Maanmittauslaitokselle ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden osalta , mutta hyvin usea on jo siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle vapaaehtoisesti .
Kun yhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään , osakkeenomistajalla on 10 vuotta aikaa hakea Maanmittauslaitokselta omistamansa kohteen rekisteröintiä . Rekisteröinti tarkoittaa paperisen osakekirjan muuttamista sähköiseen muotoon . Käytännössä osakkeenomistaja hakee paperisen osakekirjan mitätöintiä ja sähköisen omistuksen rekisteröintiä maanmittauslaitokselta . Ennen asian unohtamista on syytä miettiä kuitenkin seuraavia asioita .
Onko osakekirja tallessa varmassa paikassa ? Onko osakkeella useita omistajia ? Onko kaikki saantoasiakirjat varmasti tallessa ? Onko yhtiössä lainkaan painettuja osakekirjoja ?
Jos asunto-osakeyhtiön osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut , tulee osakkeenomistajan hakea osakekirjan kuolettamista asuinpaikan käräjäoikeudelta . Kun osakeluettelo on siirretty osakehuoneistorekisteriin , ei taloyhtiön hallituksen tarvitse antaa enää kuoletetun tilalle uutta osakekirjaa tai väliaikaistodistusta . Osakas saattaa tarvita kuitenkin todistuksen omistuksen kirjaamista varten tai saattaa tarvita väliaikaistodistuksen esimerkiksi asuntokaupan tekemistä varten .
Mikäli taloyhtiössä ei ole koskaan ollutkaan painettuja osakekirjoja , osakkeenomistajat hakevat omistuksensa rekisteröintiä taloyhtiön päätösvaltaisen hallituksen selvityksellä . Ennen vuotta 1992 perustetuilla taloyhtiöllä ei ole ollut pakkoa painattaa osakekirjoja eikä niin ikään ole silloin myöskään väliaikaistodistuksia . Hallituksen selvityksen allekirjoittaa päätäntävaltainen hallitus .
Vuoden 1992 ja sen jälkeen rekisteröidyn taloyhtiön osakkeen rekisteröintiä sähköisesi ei voi tehdä hallituksen selvityksellä , koska yhtiöillä on ollut velvollisuus painattaa osakekirjat . Mikäli osakekirjoja ei ole yhtiössä painettu , taloyhtiön hallitus voi niiden sijasta antaa väliaikaistodistuksen omistuksen rekisteröintiä varten . Väliaikaistodistukset allekirjoittaa toimivaltainen hallitus .
Taloyhtiöllä on velvollisuus säilyttää 10 vuotta edelliseen saantoon liittyviä asiakirjoja , joten taloyhtiöiden ei ole syytä siivota nurkkia tehokkaasti , mitä tulee yhtiölle toimitettuihin saantokirjoihin , jotta toimiva hallitus voi antaa selvityksiä vielä kymmenen vuotta eteenpäin . Taloyhtiöiden hallitukset ovat siten uuden edessä ja mitä kauemmin osakekirjojen sähköisiin rekisteröinteihin menee sitä ohuempaa tietoa taloyhtiöiden hallituksilla , on osakkeenomistajasta . Isännöinnin onkin nyt huolehdittava siitä , että saantoihin liittyvä dokumentointi säilytettäisiin siirtymäajan , jotta mahdollinen isännöitsijälle toimitettu tieto olisi käytössä , mikäli hallituksen tulee antaa selvitys osakekirjan omistuksesta .
Päätöksen rekisteröinnin jättämisen huoletta 10 vuoden päähän tai tehdä rekisteröinti nopeammin tekee kukin osakkeenomistaja itse .
Mitä sitten , kun osake myydään tai muutoin luovutetaan . Silloin luovutuksen saajan on rekisteröitävä omistuksensa huoneistotietojärjestelmään kahden kuukauden kuluessa saannosta . Saannon kirjaamiseen on tullut uusi termi . Omistuksen rekisteröintiin on annettava luovuttajan suostumus . Omistus on rekisteröitävä kahdessa kuukaudessa saannosta tai odottaa sanktiot . Taloyhtiöiden hallitusten onkin syytä selvittää oman taloyhtiönsä tila , jotta mahdolliset hallituksen selvitykset on mahdollista tehdä luotettavasti vielä yhdeksän vuoden kuluttuakin . n
48 kita 1 / 2024