MAANMITTAUSLAITOKSEN KÄSITTELYJONOT VOIVAT MUTKISTAA UUSIEN OSAKKAIDEN OSALLISTUMISTA KEVÄÄN YHTIÖKOKOUKSEEN – VASTAUKSENA VALTAKIRJA
Vuosi on vaihtunut ja taloyhtiöt ovat täyttäneet lakimääräisen velvollisuutensa eli siirtäneet osakasluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään . Maanmittauslaitoksen mukaan 92,2 % asuntoosakeyhtiöistä oli vuodenvaihteessa mukana uudessa valtakunnallisessa rekisterissä . Edessä on ensimmäinen yhtiökokouskausi , jolloin testataan järjestelmän toimintaa käytännössä .
MIKÄ HUONEISTOTIETOJÄRJESTELMÄ ? Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä koko Suomen kattava asunto-omistuksen perusrekisteri , jonka myötä paperisista osakekirjoista siirrytään sähköisiin omistajamerkintöihin ja mm . mahdollistetaan sähköinen asuntokauppa ja panttaus . Muutos tarkoittaa , että taloyhtiön vastuu osakeluettelon ylläpidosta on päättynyt , ja omistajamuutokset , perustuivat ne kauppoihin tai vaikkapa perinnönjakoon , rekisteröidään tätä nykyä Maanmittauslaitoksessa . Lisäksi jokaisen osakkeenomistajan , vaikkei omistajavaihdoksia tapahtuisikaan , täytyy asioida Maanmittauslaitoksessa , jotta paperinen osakekirja saadaan muutettua sähköiseksi omistajamerkinnäksi .
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen muuttaa myös yhtiökokouskutsun toimittamista , sillä taloyhtiöt , käytännössä siis taloyhtiöiden hallintoa hoitavat isännöitsijät , saavat yhtiökokouskutsun toimitusosoitteet nyt Maanmittauslaitokselta .
Haastetta kokouskutsujen toimittamiseen tuo se , että Maanmittauslaitoksen käsittelyajat ovat palkatusta lisäavusta huolimatta venyneet harmillisen pitkiksi . Reaaliaikaisuudesta ei todellakaan voi puhua . Maanmittauslaitoksen mukaan omistuksen rekisteröinti vie nimittäin tällä hetkellä jopa 3 – 4 kuukautta , joten kevään yhtiökokouksissa on enemminkin pääsääntö kuin poikkeus , että omistuksenvaihdostilanteessa yhtiökokouskutsu tipahtaa vanhan , ei uuden osakkaan postiluukkuun tai sähköpostilaatikkoon . Kutsu on toimitettu lain mukaan oikein , mutta silti se ei tavoita oikeaa tahoa , koska omistusoikeuden rekisteröintihakemus on jumissa Maanmittauslaitoksen jonossa . Miten silloin tulisi toimia , jotta uusi osakas pääsee yhtiökokoukseen päättämään uuden kotitalonsa asioista ?
Vastaus kinkkisen tilanteen ratkaisuun on valtakirjan käyttäminen . Hakemuskäsittelyviiveen vuoksi myös Maanmittauslaitos suosittelee , että asunnon myyjä valtuuttaisi ostajan osallistumaan yhtiökokoukseen ja toimittaisi mahdollisesti vielä tulevan yhtiökokouskutsun edelleen ostajalle . Valtuutuksen voi sisällyttää jo kauppakirjaan tai käyttää erillistä valtakirjaa . Tällä tavoin toimien uuden omistajan oikeus osallistua yhtiökokoukseen turvataan Maanmittauslaitoksen käsittelyviiveestä huolimatta .
Omistajavaihdostilanteiden lisäksi myös jakamattoman kuolinpesän puolesta yhtiökokoukseen tulevan kannattaa – kuten aikaisemminkin – huolehtia ajoissa ennen kokousta valtakirjat muilta kuolinpesän osakkailta . Jos osakeluettelomerkintää ei ole tyypilliseen tapaan muutettu jakamattoman kuolinpesän nimiin , kannattaa kokousedustajan varautua ottamaan yhtiökokoukseen mukaan myös perukirja . Näin siksi , että edustusoikeuden voidaan todeta olevan kunnossa ja kuolinpesän omistamilla osakkeilla pääsee äänestämään yhtiökokouksessa .
Valtakirjaa tarvitsevat entiseen tapaan myös yhteisomistajat , pois lukien huoneistossa asuvat avio- ja avopuolisot . Valoa käsittelyjonon päähän tuo se , että Maanmittauslaitos on kehittänyt ohituskaistan uusien omistusten rekisteröinneille – perustellusta syystä hakemuksen ratkaisemista on mahdollista nopeuttaa . Ruuhkia kannattaa myös välttää , ja muistaa , että jos omistajanvaihdoksia ei ole tapahtunut , aikaa osakekirjan sähköistämiseen on kymmenen vuotta osakeluettelon ylläpitovastuun Maanmittauslaitokselle siirtymisestä . n
1 / 2024 kita 47