tunnistettavissa olevaan henkilöön . Henkilötietoja ei ole lueteltu tyhjentävästi laissa , vaan mikä tahansa tieto voidaan katsoa henkilötiedoksi , mikäli sen perusteella yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai välillisesti eli yhdistämällä eri lähteistä saatavia tietoja . Myös taloyhtiöt keräävät henkilötietoja eri muodoissa . Taloyhtiö kerää henkilötietoja aina kun se vastaanottaa tietoja , joista asukas on tunnistettavissa . Tällaisia tilanteita ovat vaikkapa , kun avainten luovutuksista tehdään lista . Kun taloyhtiö kerää henkilötietoja , muodostuu henkilörekistereitä , joista taloyhtiö on vastuussa rekisterinpitäjänä . Rekisterinpitäjänä taloyhtiöllä on velvollisuus informoida asukkaille millä perusteella henkilötietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen niitä käytetään . Yksinkertainen tapa informointiin on tietosuojaselosteen julkaiseminen taloyhtiön omilla nettisivuilla taikka porraskäytävässä .
Tallentava kameravalvonta — tyyppiesimerkki henkilötietojen keräämisestä Tallentavan kameravalvonnan kautta saatu ääni- ja kuvamateriaalit ovat henkilötietoja . Taloyhtiöön asennettava kameravalvonta on usein siinä määrin epätavallinen hankinta , että päätös siitä on suositeltava tehdä yhtiökokouksessa enemmistöpäätöksellä . Sillä , mihin kameravalvonta on asennettu taloyhtiössä ei ole merkitystä arvioidessa taloyhtiön tietosuojalainsäädäntöön perustuvia velvollisuuksia . Kun kameravalvonnassa tallentuu ääni- ja kuvamateriaalia , muodostavat ne henkilörekisterejä . Taloyhtiöstä taas tulee näistä henkilörekistereistä vastaava rekisterinpitäjä . Henkilörekisteri syntyy silloinkin , kun materiaali on tallennettuna vain lyhyen ajan . Toisaalta , jos kameravalvonta ei tallenna materiaalia , ei henkilörekisteriä myöskään synny .
Rekisterinpitäjänä taloyhtiö määrittää mihin tarkoituksiin ja millä keinoin henkilötietoja käsitellään . Kameravalvonta on mahdollista ainoastaan , jos se on yleisesti arvioiden välttämätöntä etukäteen määritellyn rekisterinpitäjälle kuuluvan tehtävän suorittamiseksi . Aina ennen kameravalvonnan käyttöönottoa tulee miettiä , onko olemassa muita vähemmän yksityisyyttä loukkaavia keinoja , joilla sama tulos saavutetaan . Perusteltuna syynä voidaan pitää esimerkiksi ilkivallan estämistä taloyhtiön alueella . Tällöin materiaalia voidaankin käyttää vain nimenomaiseen tarkoitukseen .
Listat ja taulut tarkkailun alla Taloyhtiöiden yleisissä tiloissa on usein näkyvillä erilaisia listoja sekä nimitauluja . Nimitaulut eivät vakiintuneen tulkinnan mukaan muodosta henkilörekisteriä ja joissain kunnissa rakennusjärjestyksen määräykset jopa velvoittavat niiden pitämiseen rappukäytävässä . Muiden listojen osalta arviointi ei ole yhtä selkeä : esimerkiksi saunan tai pesutuvan varauslista voi muodostaa henkilörekisterin . Taloyhtiön johdon on harkittava tarkkaan , minkälaisella tarkkuudella tietoja merkitään tällaisiin listoihin . Tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti nimen ja asunnon numeron kirjoittaminen sijasta tällaisessa listassa on suositeltavaa käyttää ilmaisua ’’ varattu ’’ tai kirjata pelkkä asunnon numero . Tällaiset listat tulee myös hävittää asianmukaisesti , kun niille ei ole enää käyttöä .
Taloyhtiön vastuu eteenpäin luovutetuista henkilötiedoista Joissain tilanteissa taloyhtiö voi joutua luovuttamaan henkilötietoja eteenpäin . Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi taloyhtiössä suoritettavan remontin yhteydessä , jossa urakoitsija on luvannut vastata viestinnästä . Viestintää varten urakoitsija tarvitsee osakkaiden puhelinnumerot tai sähköpostit , jotka ovat tietosuojalainsäädännön mukaisia henkilötietoja . Tietoja ei voida luovuttaa urakoitsijalle vapaasti , vaan taloyhtiön on varmistettava , että urakoitsija huolehtii henkilötiedoista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla . Tämä tapahtuu tyypillisesti sopimalla asiasta kirjallisesti . Mikäli urakoitsija joutuu luovuttamaan tietoja vielä eteenpäin , esimerkiksi aliurakoitsijalle , vastaa urakoitsija siitä , että samoja periaatteita noudatetaan myös aliurakoitsijan toiminnassa . Taloyhtiön tulisi aina sopia , että urakoitsija huolehtii tietojen asianmukaisesta hävittämisestä sen jälkeen , kun tietoja ei enää tarvita niiden alkuperäiseen tarkoitukseen .
Henkilötietojen käsittely käytännössä Tyypillisesti isännöitsijä huolehtii sopimukseen perustuen henkilötietojen käsittelemisestä taloyhtiössä . Henkilötietoja tulee käsitellä asianmukaisesti ja rekisteröidyn , eli sen ketä henkilötieto koskee , tietosuoja huomioon ottaen . Henkilötietoja sisältävät dokumentit ja muu materiaali on säilytettävä turvallisesti , esimerkiksi lukitussa tilassa , johon kaikilla ei ole pääsyä . Henkilötiedot voidaan tottakai säilyttää myös sähköisessä muodossa , esimerkiksi pilvipalvelussa . Tiedot pidetään luonnollisesti myös salassa ja niitä käytetään ainoastaan ennakolta määritettyyn tarkoitukseen . Taloyhtiön on arvioitava , kuinka kauan on tarpeellista säilyttää henkilötietoja . Jos kyse on esimerkiksi kameravalvonnasta , joka on asennettu ilkivallan ehkäisemiseksi , tallennettu materiaali tulisi poistaa muutaman päivän kuluessa kuvaamisesta . Jos ilkivaltaa on tapahtunut , vauriot huomataan tavallisesti 1 – 2 päivän kuluessa ja siten pidempi säilytysaika ei ole perusteltu . Myös laki asettaa velvollisuuksia tiettyjen henkilörekisterien säilytysajan suhteen : vanhojen osakkaiden tietoja säilytetään osakeluettelossa asunto-osakeyhtiölain mukaisesti 10 vuotta siitä , kun uusi osakas on merkitty . Remonttirekisterin sisältävät henkilötiedot taas säilytetään koko yhtiön olemassaolon ajan .
Mikäli taloyhtiön tietosuojakysymykset aiheuttavat päänvaivaa , ota rohkeasti yhteyttä meihin , Asianajotoimisto Kuhanen , Asikainen & Kanervaan . Olemme johtava kiinteistöalan juridiikkaan erikoistunut asianajotoimisto . Tuemme asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöitä , kiinteistöalan yrityksiä , yhteisöjä ja säätiöitä sekä yksityishenkilöitä kaikissa oikeudellista asiantuntemusta vaativissa tilanteissa . Toimistomme sijaitsevat Helsingissä sekä Tampereella , mutta palvelemme maan laajuisesti . n
1 / 2021 kita 29