Intelligent CIO LATAM Edición 03 | Page 34

PREGUNTA DEL EDITOR
OLIVIA ANGULO , HEAD OF GLOBAL IWS SOLUTION ARCHITECTURE ,
XEROX CORPORATION

Si bien es justo decir que la tendencia creciente de BYOD * y el uso más amplio de dispositivos móviles dieron como resultado una disminución constante en el uso de papel en esta etapa con pandemia , y que los procesos de transformación digital se aceleraron notablemente , de acuerdo con un estudio de Xerox del Futuro del Trabajo lo que sucedería en los próximo 5 años pasara en solo 2 ( 2020 – 2021 ), la realidad es que la oficina sin papel sigue siendo una quimera para la mayoría y está confirmado que nunca dejara de existir .

No es que nos falte la tecnología para dejar de usar papel , es que no queremos deshacernos del papel en nuestras actividades diarias . Una de las mayores barreras para la transformación de procesos basados en papel a procesos sin papel , es la resistencia al cambio y la convivencia de generaciones que actualmente existen en el mercado laboral , mientras algunas prefieren seguir usando papel e incluso leyendo un libro físico , otras quieren todo digital , a pesar de la opinión de que los flujos de trabajo en papel son un inhibidor de la eficiencia y el crecimiento , la gente sigue usando papel porque eso es lo que siempre han hecho y existen procesos mentales que funcionan mejor usando éste .
De hecho , uno de los hallazgos clave de un estudio de automatización de flujo de trabajo y digitalización realizado por Quocirca , fue que el papel sigue siendo un elemento clave para muchas empresas . Quocirca entrevistó a 200 organizaciones en EE . UU ., Reino Unido , Francia y Alemania , y los encuestados informaron que el 27 por ciento de los procesos comerciales se realizan en papel . Las principales razones citadas para el papel fueron : firmas físicas ( 55 %), los clientes / proveedores lo requieren ( 48 %) y , más notablemente , que el personal prefiere el papel ( 41 %).
Las empresas reciben , producen y comparten contenido de forma exponencial cada minuto . Todos los días se enfrentan al reto de cómo organizar , compartir y analizar la información que entra y salen de sus organizaciones de diversas y dispares fuentes .
Esto ha creado un requisito urgente para mejorar la eficiencia operativa e impulsar el crecimiento a través de la transformación digital a fin de ser mucho más eficientes y dejar de lado un tanto el uso de papel .
Esto es reconocido por 8 de cada 10 ( 80 %) de los líderes de automatización de procesos de negocios encuestados por Quocirca , quienes dijeron que la digitalización de documentos es muy importante para su estrategia de administración de información y control .
Las empresas deben planificar su estrategia de gestión de la información para conectar sin problemas los mundos de datos físicos ( en papel ) y digitales , para extraer el máximo valor de todos sus datos en el menor tiempo posible . Pero menos de la mitad de las organizaciones que participaron en el estudio de Quocirca ( 44 %), han implementado políticas para administrar tanto la información en papel como la digital , aun teniendo la intención de hacerlo .
El reto para las organizaciones sin importar su tamaño , es lograr tener de sus socios de negocio las alternativas reales que les permitan lograr esta conjunción exitosa entre lo físico y lo digital , como por ejemplo , tener dispositivos de impresión que te permitan ser un enlace en flujos de trabajo a diferentes plataformas en la nube como : OneDrive , Google drive , etc ., y / o compartirlos con otros procesos críticos en la organización como cuentas por pagar utilizando un conector o APP para sus aplicaciones claves , transformado el papel en un documento digital , como puede ser un conector de Concur en el multifuncional .
Todo lo anterior con protocolos de seguridad informática que den certeza y confiabilidad a las empresas … y esto no debe detenerse ahí ya que también tenemos que pensar en la bioseguridad de los colaboradores , los dispositivos también permiten utilizar el multifuncional desde sus celulares inteligentes sin tener contacto físico . Estas acciones generan valor a una organización y permiten VIVIR la interacción real entre lo físico y digital .
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