Embora seja justo dizer que a tendência crescente de Traga seu Próprio Dispositivo ( Bring Your Own Device , BYOD – sigla em inglês ) e o uso mais amplo de dispositivos móveis resultaram em um declínio constante no uso de papel na pandemia , e que os processos de Transformação Digital se aceleraram visivelmente , de acordo com um estudo da Xerox sobre O Futuro do Trabalho , o que teria acontecido nos próximos cinco anos aconteceu em apenas dois anos ( 2020 – 2021 ). A realidade é que o escritório sem papel ainda é uma quimera para a maioria , e está confirmado que o papel nunca deixará de existir .

Não é que nos falte tecnologia para deixar de usar papel , é que não queremos nos livrar do papel no nosso dia-a-dia . Uma das maiores barreiras para a transformação dos processos baseados em papel em um sem papel é a resistência à mudança e a coexistência de gerações que existem atualmente no mercado de trabalho , enquanto alguns preferem continuar usando papel e até lendo um livro físico , outros querem tudo digital . Apesar da visão de que os fluxos de trabalho em papel inibem a eficiência e o crescimento , as pessoas continuam usando papel porque é isso que sempre fizeram e existem processos mentais que funcionam melhor com ele .

Na verdade , uma das principais conclusões de um estudo de digitalização e automação de fluxo de trabalho da Quocirca foi que o papel continua sendo um elemento-chave para muitas empresas . A Quocirca entrevistou 200 organizações nos Estados Unidos , Reino Unido , França e Alemanha , e os entrevistados relataram que 27 % dos processos de negócios são feitos no papel . Os principais motivos citados para o uso de papel são : empresas físicas ( 55 %), clientes e fornecedores exigem ( 48 %) e , principalmente , a preferência dos funcionários ( 41 %).

As empresas recebem , produzem e compartilham conteúdo exponencialmente a cada minuto . Todos os dias eles enfrentam o desafio de como organizar , compartilhar e analisar as informações que entram e saem de suas organizações de fontes diversas e díspares . Isso criou uma necessidade urgente de melhorar a eficiência operacional e impulsionar o crescimento por meio da Transformação Digital para ser mais eficiente e se afastar um pouco do uso de papel . Isso é reconhecido por oito entre dez ( 80 %) dos líderes de automação de processos de negócios pesquisados pela Quocirca , que disseram que a digitalização de documentos é muito importante para sua estratégia de controle e gestão de informações .

As empresas devem planejar sua estratégia de gerenciamento de informações para conectar perfeitamente os mundos dos dados físicos ( papel ) e digitais , para extrair o máximo valor de todos os seus dados no menor tempo possível . Porém , menos da metade das organizações que participaram do estudo da Quocirca ( 44 %) implementaram políticas para gerenciar informações em papel e digitais , mesmo com a intenção de fazê-lo .

O desafio para as organizações , independentemente do seu porte , é ter de seus parceiros de negócios as alternativas reais que lhes permitam alcançar essa conjunção bem-sucedida entre o físico e o digital , como ter dispositivos de impressão que permitem ser um elo nos fluxos de trabalho para diferentes plataformas de nuvem , como : OneDrive , Google Drive , etc ., e / ou compartilhá-los com outros processos críticos na organização , como contas a pagar usando um conector ou APP para seus principais aplicativos , transformando o papel em um documento digital .

Tudo isso exige protocolos de segurança informática que proporcionem segurança e confiabilidade às empresas – e isso não deve parar por aí , pois também temos que pensar na biossegurança dos funcionários , os aparelhos também permitem que os multifuncionais sejam utilizados de seus smartphones sem contato . Essas ações geram valor para as organizações e permitem que vivam a real interação entre os ambientes físico e digital .

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