R A P O RL A M A
Elde ettiğimiz veriler bize ne anlatıyor?
Kritik vakalar bulunuyor mu?
Stratejik değerlendirmeler nasıl yapılmalı?
14
nevi sigorta sistemi ile raporlamanın doğruluğu kanıtlan-
mış olacaktır.
Bağımsızlık önemli olsa da ana fikir daha çok or-
tak çalışmaya dayanmaktadır. Örneğin şirketin etik
NEYİ DEĞERLENDİRECEĞİMİZİ UNUTMAYALIM
performansının bağımsız değerlendirilmesi sırasında,
Etik ve Uyum Departmanı, yapılacak işler listesi (check-
Etik ve Uyum Departmanı tarafından sağlanan rapor ve
list, kontrol listesi) şeklinde bir raporlama anlayışı yerine
bilgiler iç denetim birimi tarafından kullanılabilir. Fakat
anlatıma dayalı olarak verilen (narra-
söz konusu bilgilerin kesinliği-
tive report) rapor tarzını benimseme-
nin ve güvenilirliğinin doğru-
ETIK VE UYUM YÖNETICISI
lidir.
lanması gereklidir. Her koşulda
Anlatıma dayalı rapor (narrative re- SÖZKONUSU RAPORLAMAYI
aşağıdaki iki soru ilk önce ce-
port); hem planın hem de programın KIME YAPMALIDIR? FCPA’NIN
vaplanmalıdır:
temelinde yatan düşünce ile ilgili fi- ÖNERISI, YÖNETIM KURULUNA
kir vermelidir. Anlatıma dayalı rapor, RAPORLAMADA BULUNULMASI
• Bir etik ve uyum değerlendir-
program bileşenlerinin arka planında YÖNÜNDE. ASLINDA HERHANGI
mesi gerçekleştirmek için iç de-
yer alan ana fikri de göstermelidir.
netim birimi gereken yetkinliğe
BIR BIRIME (ÖZELLIKLE HUKUK
Etik ve Uyum Departmanı, düzenli DEPARTMANI) RAPORLAMADA
ve bağımsızlığa sahip midir?
olarak (önerilen her üç ayda bir) ra- BULUNULSA BILE HER KOŞULDA
por sunmalıdır. Ara raporlarla birlikte GÜNCEL RAPORLAMANIN
• Bağımsız hizmet sağlayıcısı,
detaylı yıllık raporda yeni ilerleyiş, de- YÖNETIM KURULUNA YAPILMASI
bağımsız ve tarafsız bir şekilde
ğişiklik veya kritik değerlendirmeler
etik ve uyum değerlendirmesi ya-
IDEAL OLARAK GÖRÜLÜYOR.
yer almalıdır.
pabilmek için deneyimli ve yetkin
Sadece Etik ve Uyum Departmanın
midir?
raporlaması değil, ayrıca bağımsız
olarak (hem iç hem dış) kurumun etik performansının
Asıl hedefin, şirketin yönetimini stratejik anlamda iyi-
değerlendirilmesi ve kurum dışı paydaşlar ile de paylaşıl-
leştirmek olduğu unutulmamalıdır. Yine hedefin Etik ve
ması öneriliyor. Böylelikle şirket içerisinde etik ve uyum
Uyum Departmanını değerlendirmek değil, kurumun
raporlamasının tek bir birim ile soyutlanmış bir şekilde
etik ve uyum performansını değerlendirmek olduğu da
yapılması engellenmiş ve birden çok birimin katıldığı bir
sürekli akılda tutulmalıdır. 4
YAPILMAMASI GEREKENLER!
AŞIRI BİLGİ: Elbette iyi bir etik ve uyum
raporlamasında program ile ilgili bilgilerin
eksik olmaması gerekir. Fakat yönetim
kurulu çok sayıda verilerle yüklenmiş bir
raporla karşılaşırsa konu ile ilgi ve dikkatini
kaybedebilir. Bu yüzden yapılması gereken
rapora her zaman bilgileri bir paket halinde
veren özet ile başlanmasıdır. En önemli ve
dikkat edilmesi gereken konulara öncelik
verilmelidir.
ASIL NOKTAYI KAÇIRMAK: Yönetim kurulu üyeleri,
kullanmaları için kendilerine özel olarak filtrelenmiş ve
damıtılmış bilgilere alışıktır. Üyeler kendi rolleri ile ilgili
bilgilere karşı hassastırlar. Programın bütün detayları
ile ilgilenmeyeceklerdir. Dolayısı ile asıl noktayı
ıskalayıp ayrıntılarda boğulmayın.
KÖTÜ SUNUM: Elbette içerik görüntüden önemlidir.
Fakat yönetim kurulu ile muhatap olunduğunda
görüntü hiçbir şeydir denemez. Karşı
tarafın ilgisini çekebilmek için
profesyonel bir görüntüye ve iyi
tasarlanmış bir sunuma ihtiyaç
olacaktır. Böyle bir hataya düşmemek
için yapılması gereken, rapora
bir yönetim kurulu üyesi gözü ile
bakmaktır. Onlar için önemli olan bilgiyi
sunmak için ne yapılması gerektiğini
ayrıntılı düşünmek gerekecektir.
GEÇ KALMAK: Yönetim kurulu Etik ve Uyum Programı
hakkında düzenli olarak rapor almalıdır. Best Practice
olarak üç aylık ve sonunda da yıllık raporlamalar
yapılmalıdır. Yapılmamış veya geç yapılmış bir rapor
yönetim kurulu nezdinde Etik ve Uyum Programının
güvenirliliğini zedeleyecektir. Yapılması gereken ise
zamanında ve sık sık raporlama yapmak ve geri
bildirim istemektir. Ayrıca özel konular hakkında özel
raporlar da verilebilir.