ALET ÇANTASI
36
SORMADAN ALAMAM Yazılı politikalara, özellikle gerçek hayata dair senaryoları tasvir eden çok sayıda soru ve cevapların dahil edilmesi oldukça yararlı olacaktır; zira bu öğrenme araçları, çalışanların ilgili politikanın parametrelerini daha iyi anlamalarına yardım edebilir. Hediye ve ağırlama politikalarına uyumun takip altında tutulması, politikanın uygulanmasında tutarlılığın sağlanması için önem taşır ve bu da bu alanda hakkaniyet algısının oluşturulmasına yardım eder. Kurumlar, yazılı politikanın oluşturulmasına, revizyonlarının gözetimi ve politikanın çeşitli parametrelerine karar verme sorumluluğunu kime verecekleri konularına dikkat etmelidirler. Bu sorumluluk, bir etik kuruluna veya kıdemli bir liderlik ekibine verilebilir. Belirli hediye ve ağırlamalar için ön onay taleplerini değerlendirme ve politikanın istisnalarını yönetme sorumluluğunu üstlenecek bir kişiyi görevlendirmek özellikle önemlidir. Şirketler, bu sorumluluğu etik ve uyum departmanına, diğer departman veya birimlere veya yöneticilere verebilirler. Çoğu kurum, çalışanların belirli hediye ve ağırlamalar için ön onay almasına( veya daha sonra onay almasına) ve hediye ve ağırlama politikaları ile ilgili istisna talebinde bulunulmasına yönelik süreçler oluşturmuştur. Merkezi bir onay sistemi oluşturulması, bu tür kararların alınmasında bağımsızlığa belirli bir düzeyde katkıda bulunabilir ve karar alımında tutarlılığı artırabilir; bu da bu alanda hakkaniyet duygusunun gelişmesini perçinleyebilir. Diğer taraftan, özellikle çokuluslu kurumlarda, denetçilere veya diğer yerel yönetime onay ve istisnalarla ilgili karar verme yetkisinin verilmesi, hediye ve ağırlama politikalarının yerel kanun ve adetlere göre yorumlanmasını sağlar. Çoğu kurum, çıkar çatışmaları veya rüşvet veya kamu görevlileri ile iş yapma gibi diğer alanlardaki eğitimlerin yanı sıra hediye ve ağırlama politikaları ile ilgili de eğitim vermektedir. Kurumlar hediye ve ağırlama eğitimlerini genel davranış kuralları eğitimi ile de birleştirebilirler. Yazılı politikalarda olduğu gibi, gerçek hayattan alınmış senaryoların hediye ve ağırlama eğitimlerine dâhil edilmesi oldukça yararlı olabilir. Şirketlerin, hediye ağırlama politikalarına ilişkin gerçekleştirdikleri risk değerlendirmesi kapsamında, belirli dönemlerde eğitimleri tekrarlamaları yerinde olacaktır. Uyumla ilgili tüm alanlarda olduğu gibi, kurumların hediye ve ağırlama politikalarına uyumunun dönemsel olarak denetlenmesi de önemli bir husustur. Seyahat ve eğlence masraf raporlarının ve şirket kredi kartı hesap özetlerinin gözden geçirilmesi, bu alanda fazlasıyla yararlı olacaktır.
ÇOĞU KURUM, ÇIKAR ÇATIŞMALARI, RÜŞVET VEYA KAMU GÖREVLILERI ILE IŞ YAPMA GIBI DIĞER ALANLARDAKI EĞITIMLERIN YANI SIRA HEDIYE VE AĞIRLAMA POLITIKALARI ILE ILGILI DE EĞITIM VERMEKTEDIR.
Kurumlar, masraf eğilim değerlendirmelerinden de faydalanabilirler; bu şekilde çalışan harcamalarındaki önemli artışları yakalayabilirler.
YAZ DEFTERE Çoğu kurum, konu ile ilgili bir usulsüzlüğün oluşmadığından emin olmak için, belirlenen değerin üzerindeki hediye ve ağırlamaları kaydetmek üzere kayıt defterleri kullanmaktadır. Bir hediye ve ağırlama kayıt defterine, genellikle hem üçüncü taraflara verilen ve teklif edilen hem de kurum tarafından alınan ve kabul edilen tüm hediyeler kaydedilir. Kurumun, personelin karşı karşıya kalabileceği ve ortaya çıkması muhtemel baskının farkında olması için geri çevrilen hediyeler ve ağırlamalar da not edilir. Bu uygulama, sürecin açık ve şeffaf olmasına ve tahrifat suçlamalarından kaçınılmasına yardım eder. Uyumla ilgili tüm alanlarda olduğu gibi, hediye ve ağırlama politikalarının tutarlı bir şekilde uygulanabiliyor olması da büyük bir öneme sahiptir. Çoğu kurum uyum ihlallerine ilişkin uygulanacak disiplin işlemlerini yöneticilerin kararına bırakırken, etik ve uyum departmanının geçmişte yaşanan ihlallerde ne tür disiplin işlemleri uygulandığına dair tecrübe veya bilgi sahibi yöneticileri görevlendirmesi yardımcı olacaktır. Hediye ve ağırlamaların kişisel niteliği göz önünde bulundurulduğunda, uygulamaların tutarlı olması özellikle önem taşır. Kurumlar, hediye ve ağırlamalara ilişkin risk değerlendirmesi yaparken ve uyum kontrolleri tasarlarken, üçüncü tarafların sebep olduğu riskleri ve uygun üçüncü taraf uyum çabalarını da göz önünde bulundurmalıdır. Ayrıca, şirket adına yapılan işlemlerde, distribütör, acente gibi üçüncü kişi temsilcilerin şirket adına bizzat hediye sunmaları söz konusu olduğundan, şirketler, hediye ve ağırlama politikalarını veya diğer duyuruları, ayrı bir politika olarak veya şirketin üçüncü taraf davranış kurallarının bir parçası olarak tedarikçilere ve diğer üçüncü taraflara da dağıtabilir ve onlardan bunlara uyacaklarına dair imzalı taahhütname alabilir. 4