INmagazine Sayı 9 (Ocak, Şubat, Mart) - Page 16

R A P O RL A M A Elde ettiğimiz veriler bize ne anlatıyor? Kritik vakalar bulunuyor mu? Stratejik değerlendirmeler nasıl yapılmalı? 14 nevi sigorta sistemi ile raporlamanın doğruluğu kanıtlan- mış olacaktır. Bağımsızlık önemli olsa da ana fikir daha çok or- tak çalışmaya dayanmaktadır. Örneğin şirketin etik NEYİ DEĞERLENDİRECEĞİMİZİ UNUTMAYALIM performansının bağımsız değerlendirilmesi sırasında, Etik ve Uyum Departmanı, yapılacak işler listesi (check- Etik ve Uyum Departmanı tarafından sağlanan rapor ve list, kontrol listesi) şeklinde bir raporlama anlayışı yerine bilgiler iç denetim birimi tarafından kullanılabilir. Fakat anlatıma dayalı olarak verilen (narra- söz konusu bilgilerin kesinliği- tive report) rapor tarzını benimseme- nin ve güvenilirliğinin doğru- ETIK VE UYUM YÖNETICISI lidir. lanması gereklidir. Her koşulda Anlatıma dayalı rapor (narrative re- SÖZKONUSU RAPORLAMAYI aşağıdaki iki soru ilk önce ce- port); hem planın hem de programın KIME YAPMALIDIR? FCPA’NIN vaplanmalıdır: temelinde yatan düşünce ile ilgili fi- ÖNERISI, YÖNETIM KURULUNA kir vermelidir. Anlatıma dayalı rapor, RAPORLAMADA BULUNULMASI • Bir etik ve uyum değerlendir- program bileşenlerinin arka planında YÖNÜNDE. ASLINDA HERHANGI mesi gerçekleştirmek için iç de- yer alan ana fikri de göstermelidir. netim birimi gereken yetkinliğe BIR BIRIME (ÖZELLIKLE HUKUK Etik ve Uyum Departmanı, düzenli DEPARTMANI) RAPORLAMADA ve bağımsızlığa sahip midir? olarak (önerilen her üç ayda bir) ra- BULUNULSA BILE HER KOŞULDA por sunmalıdır. Ara raporlarla birlikte GÜNCEL RAPORLAMANIN • Bağımsız hizmet sağlayıcısı, detaylı yıllık raporda yeni ilerleyiş, de- YÖNETIM KURULUNA YAPILMASI bağımsız ve tarafsız bir şekilde ğişiklik veya kritik değerlendirmeler etik ve uyum değerlendirmesi ya- IDEAL OLARAK GÖRÜLÜYOR. yer almalıdır. pabilmek için deneyimli ve yetkin Sadece Etik ve Uyum Departmanın midir? raporlaması değil, ayrıca bağımsız olarak (hem iç hem dış) kurumun etik performansının Asıl hedefin, şirketin yönetimini stratejik anlamda iyi- değerlendirilmesi ve kurum dışı paydaşlar ile de paylaşıl- leştirmek olduğu unutulmamalıdır. Yine hedefin Etik ve ması öneriliyor. Böylelikle şirket içerisinde etik ve uyum Uyum Departmanını değerlendirmek değil, kurumun raporlamasının tek bir birim ile soyutlanmış bir şekilde etik ve uyum performansını değerlendirmek olduğu da yapılması engellenmiş ve birden çok birimin katıldığı bir sürekli akılda tutulmalıdır. 4 YAPILMAMASI GEREKENLER! AŞIRI BİLGİ: Elbette iyi bir etik ve uyum raporlamasında program ile ilgili bilgilerin eksik olmaması gerekir. Fakat yönetim kurulu çok sayıda verilerle yüklenmiş bir raporla karşılaşırsa konu ile ilgi ve dikkatini kaybedebilir. Bu yüzden yapılması gereken rapora her zaman bilgileri bir paket halinde veren özet ile başlanmasıdır. En önemli ve dikkat edilmesi gereken konulara öncelik verilmelidir. ASIL NOKTAYI KAÇIRMAK: Yönetim kurulu üyeleri, kullanmaları için kendilerine özel olarak filtrelenmiş ve damıtılmış bilgilere alışıktır. Üyeler kendi rolleri ile ilgili bilgilere karşı hassastırlar. Programın bütün detayları ile ilgilenmeyeceklerdir. Dolayısı ile asıl noktayı ıskalayıp ayrıntılarda boğulmayın. KÖTÜ SUNUM: Elbette içerik görüntüden önemlidir. Fakat yönetim kurulu ile muhatap olunduğunda görüntü hiçbir şeydir denemez. Karşı tarafın ilgisini çekebilmek için profesyonel bir görüntüye ve iyi tasarlanmış bir sunuma ihtiyaç olacaktır. Böyle bir hataya düşmemek için yapılması gereken, rapora bir yönetim kurulu üyesi gözü ile bakmaktır. Onlar için önemli olan bilgiyi sunmak için ne yapılması gerektiğini ayrıntılı düşünmek gerekecektir. GEÇ KALMAK: Yönetim kurulu Etik ve Uyum Programı hakkında düzenli olarak rapor almalıdır. Best Practice olarak üç aylık ve sonunda da yıllık raporlamalar yapılmalıdır. Yapılmamış veya geç yapılmış bir rapor yönetim kurulu nezdinde Etik ve Uyum Programının güvenirliliğini zedeleyecektir. Yapılması gereken ise zamanında ve sık sık raporlama yapmak ve geri bildirim istemektir. Ayrıca özel konular hakkında özel raporlar da verilebilir.